Επάγγελμα γραμματέας-δακτυλογράφος

Οι γραφομηχανές εξαφανίστηκαν από τη χρήση και πήγαν στο μουσείο, αλλά η ανάγκη για ένα άτομο που συλλέγει έγγραφα, τα βάζει στους σωστούς φακέλους, συναντά επισκέπτες και απαντά σε τηλεφωνήματα δεν έχει πάει πουθενά. Στο άρθρο θα σας πούμε για το επάγγελμα του "γραμματέα-δακτυλογράφου" στον σύγχρονο κόσμο - τα χαρακτηριστικά του, τις απαιτήσεις του και πού χρειάζονται τέτοιοι ειδικοί σήμερα.

Η γραμματέας δακτυλογράφος είναι μια από τις κατώτερες θέσεις γραμματείας. Αν και σήμερα αυτός ο ειδικός δεν εργάζεται πλέον σε γραφομηχανή, αλλά σε υπολογιστή, το όνομα διατηρήθηκε όχι μόνο από την παράδοση, αλλά και για να τονιστεί η εκτελεστική φύση του έργου. (σε αντίθεση με τις διοικητικές και γραμματειακές θέσεις ανώτερης βαθμίδας - βοηθός διευθυντής, γραμματέας-βοηθός, υπάλληλος, υπάλληλος γραφείου).

Πληροφορίες σχετικά με το επάγγελμα, τα εκτελούμενα καθήκοντα περιέχονται σε δύο έγγραφα:

• "Ενιαίο βιβλίο αναφοράς προσόντων για θέσεις διευθυντικών στελεχών, ειδικών και άλλων υπαλλήλων" - συντομογραφία EKS (προηγουμένως ονομαζόταν ETKS).
• επαγγελματικό πρότυπο "Ειδικός στην οργανωτική και διαχείριση τεκμηρίωσης του οργανισμού."

Προτεραιότητα για την εφαρμογή είναι το επαγγελματικό πρότυπο. Είναι προσαρμοσμένο στις ιδιαιτερότητες της σύγχρονης αγοράς, περιέχει μια πληρέστερη και λεπτομερέστερη περιγραφή των εργασιακών λειτουργιών.

Το επαγγελματικό πρότυπο κατατάσσει τη θέση του γραμματέα-δακτυλογράφου στο 3ο επίπεδο προσόντων - δηλαδή, τα καθήκοντά της περιλαμβάνουν έλεγχο της εργασίας από ανώτερο ειδικό, ελάχιστες ανεξάρτητες αποφάσεις και διευθυντικά καθήκοντα.

Το κύριο καθήκον του γραμματέα-δακτυλογράφου είναι ένα σύνολο κειμένων και εγγράφων, αναπαραγωγή και συστηματοποίηση πληροφοριών σύμφωνα με ένα πρότυπο (σάρωση, αντιγραφή, επαναπληκτρολόγηση εγγράφων, συμπλήρωση τυπικών εντύπων, ταξινόμηση αλληλογραφίας, καταχώρηση εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων).

Όπως κάθε επάγγελμα, έτσι και το επάγγελμα της δακτυλογράφου έχει τα δικά του χαρακτηριστικά:

• η εργασία χαρακτηρίζεται από μια μάλλον αγχωτική φύση, ενώ ο εργαζόμενος πρέπει να μπορεί να εκτελεί μονότονη εργασία δακτυλογράφησης και να επικοινωνεί με τους ανθρώπους, να είναι το πρόσωπο και η φωνή της εταιρείας.
• δεν υπάρχει άκαμπτος κατάλογος καθηκόντων - ο γραμματέας εκτελεί διάφορες εντολές του επικεφαλής.
• Αυτή η θέση είναι μια εξαιρετική αρχή για μια καριέρα και μια ευκαιρία να αποκτήσετε εμπειρία χρήσιμη για έναν μελλοντικό διευθυντή.
• το έργο θεωρείται γυναικείο (αυτό αντικατοπτρίζεται ακόμη και στον τίτλο), αν και οι άνδρες γραμματείς δεν είναι λιγότερο περιζήτητοι.
• η κύρια δεξιότητα είναι να χτίζεις σωστά σχέσεις με την ομάδα και όχι καθόλου η ταχύτητα πληκτρολόγησης.

Με βάση τις γενικευμένες απαιτήσεις του επαγγελματικού προτύπου, αναπτύσσεται μια εσωτερική περιγραφή εργασίας σε κάθε οργανισμό - το κύριο έγγραφο που ρυθμίζει τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις του εργαζομένου.

Σε αυτό το έγγραφο καθορίζεται ο κατάλογος των λειτουργιών που εκτελεί ένας υπάλληλος σε έναν συγκεκριμένο οργανισμό. Σε μια τυπική οδηγία, η λειτουργικότητα μπορεί απλώς να επαναλάβει τις αντίστοιχες διατάξεις του προτύπου (προηγουμένως η ενότητα "Ευθύνες" αντιγραφόταν συχνά πλήρως από το CEN). Συνήθως, οι οδηγίες έχουν τα ακόλουθα σημεία:

• Εκτυπώνει διάφορα υλικά προς την κατεύθυνση του κεφαλιού.
• οργανώνει τηλεφωνικές συνομιλίες του επικεφαλής.

Εάν είναι απαραίτητο, τα στοιχεία μπορούν να καθοριστούν, να καθοριστούν και το εύρος των ευθυνών μπορεί να επεκταθεί ή να περιοριστεί σε σύγκριση με το πρότυπο, εάν το απαιτούν οι ιδιαιτερότητες του οργανισμού. Για παράδειγμα, για τη γραμματέα-δακτυλογράφο στο σχολείο, μπορεί να υποδεικνύονται σημεία ότι οργανώνει την έκδοση πιστοποιητικών που επιβεβαιώνουν την εργασία ή τη φοίτηση στο σχολείο, τηρεί μητρώο μαθητών. Και σε μια εμπορική εταιρεία, αυτές μπορεί να είναι διατάξεις για την τήρηση ταξιδιωτικού ημερολογίου ταχυμεταφορών και την έκδοση σχετικών πιστοποιητικών.

Το επαγγελματικό πρότυπο καθορίζει τις ελάχιστες απαιτήσεις για το διορισμό γραμματέα-δακτυλογράφου - για αυτό, αρκεί μια πλήρης δευτεροβάθμια εκπαίδευση.

Εξειδικευμένα μαθήματα θα είναι πρόσθετο πλεονέκτημα. Επιπλέον, ούτε η CEN ούτε το επαγγελματικό πρότυπο περιορίζουν σε καμία περίπτωση τις απαιτήσεις για το πιστοποιητικό ολοκλήρωσης τέτοιων μαθημάτων. Επομένως, μπορείτε να επιλέξετε οποιοδήποτε πρόγραμμα εκπαίδευσης για γραμματείς από μια τεράστια λίστα προτάσεων από δημόσια και ιδιωτικά εκπαιδευτικά κέντρα.

Αν και η γραμματέας δακτυλογράφος δεν απαιτεί σοβαρό εκπαιδευτικό υπόβαθρο και ακαδημαϊκές γνώσεις, χρειάζεται ένα μεγάλο σύνολο πρακτικών δεξιοτήτων:

• αυτοπεποίθηση δεξιότητες υπολογιστή, γνώση προγραμμάτων γραφείου, ικανότητα εργασίας με εξοπλισμό γραφείου, αλφαβητισμός, γρήγορη ταχύτητα πληκτρολόγησης.
• την ικανότητα να εργάζονται με τεκμηρίωση στο πλαίσιο της αρμοδιότητάς τους - να γνωρίζουν τους κανόνες για τη σύνταξη τυπικών εγγράφων, επιστολών υπηρεσίας, κανόνες ταξινόμησης και καταχώρισης αλληλογραφίας και άλλων εγγράφων.
• ανεπτυγμένες δεξιότητες επικοινωνίας, ικανότητα οικοδόμησης σχέσεων με συνεργάτες, πελάτες, υπαλλήλους, γνώση της δεοντολογίας και της εθιμοτυπίας της επιχειρηματικής επικοινωνίας, κανόνες για την εργασία με εμπιστευτικά και ιδιόκτητα δεδομένα.
• γνώση των κανονισμών που διέπουν την εργασία.

Ένας ειδικός πρέπει να έχει όχι μόνο επαγγελματικές δεξιότητες, αλλά και ορισμένες προσωπικές ιδιότητες: πρέπει να είναι σίγουρος, ευγενικός, συναισθηματικά σταθερός, να μπορεί να πλοηγείται γρήγορα στην κατάσταση, να επιλύει συγκρούσεις, να εργάζεται τόσο σε λειτουργία πολλαπλών εργασιών όσο και σε λειτουργία ρουτίνας, να έχει υψηλή αυτοοργάνωση, προσοχή, υπευθυνότητα.

Παλαιότερα δακτυλογράφοι δούλευαν σε γραφεία μηχανημάτων. Σήμερα το έργο αυτού του ειδικού είναι πιο περιζήτητο στους ακόλουθους οργανισμούς:

• σε κρατικές, διοικητικές δομές·
• σε εκπαιδευτικά ιδρύματα (σχολείο, κολέγιο, πανεπιστήμιο).
• σε δικηγορικά γραφεία, ιδιώτες δικηγόρους, συμβολαιογράφους.
• στα αρχεία.

Επίσης, μπορεί να ανοίξει κενή θέση σε οποιονδήποτε άλλο οργανισμό. Ταυτόχρονα, σε ιδιωτικές εταιρείες, η θέση μπορεί να ονομάζεται όχι μόνο γραμματέας-δακτυλογράφος, αλλά και γραμματέας-διαχειριστής, γραμματέας στη ρεσεψιόν, γραμματέας.