Γραμματέας επαγγέλματος

Στο γραφείο σχεδόν κάθε σύγχρονης εταιρείας, η γραμματέας κατέχει μια ξεχωριστή θέση. Αυτός είναι ένας ειδικός που βοηθά στην οργάνωση και λειτουργία του οργανισμού. Στην πραγματικότητα, είναι ένας ενδιάμεσος μεταξύ του διευθυντή, των εργαζομένων, των συνεργατών και των πελατών. Κατά κανόνα, η απόκτηση αυτής της θέσης δεν είναι δύσκολη - δεν απαιτούνται πάντα ανώτερη εκπαίδευση και εκτεταμένη εργασιακή εμπειρία. Και μπορείτε να χτίσετε μια καλή και ενδιαφέρουσα καριέρα στο μέλλον εάν εκτελείτε τα καθήκοντά σας αποτελεσματικά και υπεύθυνα.

Το επάγγελμα του γραμματέα αναφέρεται από την εποχή της Αρχαίας Ρώμης. Σύμφωνα με τους ιστορικούς, τέτοιοι εργάτες προσλαμβάνονταν από πατρίκιους και ευγενείς ή απλώς πλούσιους πολίτες της χώρας. Ως γραμματείς απασχολούνταν άνδρες από τα κατώτερα στρώματα με καλή μόρφωση. Εκείνη την εποχή, τα καθήκοντα τέτοιων εργαζομένων περιελάμβαναν εργασία γραφείου, αλληλογραφία και συχνά οικονομικά, ακόμη και μυστικά του εργοδότη.

Στη Ρωσία, η θέση του γραμματέα εμφανίστηκε το 1720 χάρη στον Πέτρο Α. Επιβλήθηκαν αυστηρές απαιτήσεις στο επάγγελμα - εκπαίδευση, καλή γνώση των νόμων, κατανόηση όλων των λεπτοτήτων και ιδιαιτεροτήτων. Η θέση του προσωπικού γραμματέα είναι περιζήτητη από το 1840 - πολλοί διευθυντές διαφόρων επιχειρήσεων χρειάζονται συχνά προσωπικό βοηθό.

Το σύγχρονο επάγγελμα του γραμματέα είναι συχνά μια δεξίωση και οργανωτική εργασία στο γραφείο - βοηθώντας όχι μόνο τον διευθυντή, αλλά και τους συναδέλφους και τους επισκέπτες.Σήμερα, ο γραμματέας θεωρείται το πρόσωπο της εταιρείας και από την εμφάνισή του/της, οι επισκέπτες κρίνουν τη σταθερότητα ολόκληρης της επιχείρησης. Στις μέρες μας, αυτό το επάγγελμα θεωρείται κυρίως γυναικείο λόγω των ιδιαιτεροτήτων του. Κατά την εξέλιξη του επαγγέλματος έχουν διαμορφωθεί διάφορες κατευθύνσεις της γραμματείας, ανάλογα με την εξειδίκευση.

• Γραμματέας γραφείου (διευθυντής γραφείου). Αρμοδιότητες είναι η διανομή τηλεφωνημάτων, η συνάντηση καλεσμένων, η εκπλήρωση οδηγιών από τη διεύθυνση και η διασφάλιση της σταθερής λειτουργίας του γραφείου (παραγγελία γραφικής ύλης, νερού κ.λπ.). Για να αποκτήσει μια θέση, ένας υπάλληλος δεν χρειάζεται ειδική εκπαίδευση. Στη σκάλα καριέρας, αυτή η θέση είναι συχνά η αρχική θέση.

• γραμματέας-βοηθός. Η θέση είναι παρόμοια με αυτή του διευθυντή γραφείου, αλλά πιο υπεύθυνη και πολύπλοκη. Εδώ, οι αρμοδιότητες θα είναι η προετοιμασία σχεδιαστικών λύσεων, η επεξεργασία εγγράφων, η σύνταξη κειμένων για τις ομιλίες του επικεφαλής σε διάφορες εκδηλώσεις, καθώς και ο μερικός έλεγχος της εργασίας των εργαζομένων του οργανισμού. Η απόκτηση μιας τέτοιας θέσης απαιτεί ειδική εκπαίδευση (μαθήματα, κέντρο κατάρτισης).

• Προσωπικός βοηθός του διευθυντή. Η θέση αυτή θεωρείται τιμητική. Ένας τέτοιος βοηθός πρέπει να οικοδομήσει σχέσεις με τη διοίκηση και να δημιουργήσει μια ατμόσφαιρα εμπιστοσύνης. Για να εκτελέσετε καθήκοντα, θα χρειαστείτε γνώση των ιδιαιτεροτήτων του επαγγέλματος, τα βασικά της εργασίας γραφείου, αντίσταση στο άγχος και αυτοπεποίθηση. Η εργασία συνήθως συνίσταται στην επίλυση οργανωτικών και διοικητικών προβλημάτων.

Εκτός από αυτά τα επαγγέλματα, υπάρχουν αρκετές ειδικότητες με στενή ιδιαιτερότητα.

• Υπάλληλος. Υπάλληλος που οργανώνει τεκμηρίωση, συντάσσει τιμολόγια, καταχωρεί την εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία, σχηματίζει αρχείο.
• Γραμματέας-μεταφραστής. Εκτός από τις βασικές αρμοδιότητες, θα απαιτηθεί υψηλό επίπεδο γνώσεων ξένων γλωσσών. Ο εργαζόμενος συμμετέχει σε διαπραγματεύσεις με ξένους εταίρους.
• δικαστικός γραμματέας. Ο υπάλληλος υπηρετεί στο δικαστήριο, ελέγχει την προσέλευση του κόσμου στις συνεδριάσεις, τηρεί πρακτικά της ακροαματικής διαδικασίας, συντάσσει δικαστικές πράξεις και εκτελεί διάφορες εντολές του δικαστή.
• Τεχνικός Γραμματέας. Για να εκπληρώσετε τα καθήκοντα, πρέπει να γνωρίζετε τη μέθοδο "τυφλής" πληκτρολόγησης, να απαντάτε σε τηλεφωνικές κλήσεις και να είστε σε θέση να εργάζεστε με εξοπλισμό γραφείου.

Πρόσθετα χαρακτηριστικά γνωρίσματα του σύγχρονου επαγγέλματος είναι:

• επαγγελματική αλληλογραφία;
• υψηλή ταχύτητα πληκτρολόγησης "τυφλή" μέθοδος - χωρίς να κοιτάτε το πληκτρολόγιο και χρησιμοποιώντας και τα 10 δάχτυλα.
• τη δυνατότητα χρήσης μιας ποικιλίας εξοπλισμού γραφείου.
• τη δυνατότητα οργάνωσης τεκμηρίωσης (αλληλογραφία, αρχείο).

Τα πλεονεκτήματα του επαγγέλματος περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:

• δεν υπάρχει σωματική δραστηριότητα.
• υπάρχει η ευκαιρία να αποκτήσετε σημαντικές επικοινωνιακές δεξιότητες και να δημιουργήσετε χρήσιμες συνδέσεις.
• δεν χρειάζεται να έχεις ειδικότητα για να βρεις δουλειά.
• εργασία σε άνετες συνθήκες.
• Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εξοπλισμό γραφείου για προσωπικούς σκοπούς (αντιγραφικό, σάρωση).
• μερικές φορές είναι δυνατός ο συνδυασμός μελέτης και εργασίας.

Όπως σε κάθε άλλο επάγγελμα, η θέση του γραμματέα έχει τα μειονεκτήματά της:

• συνεχής παρουσία της διοίκησης.
• καθημερινή άψογη εμφάνιση (ιδιαίτερα σημαντική σε μεγάλες εταιρείες).
• παρόμοιες εργασίες και εργασίες ρουτίνας (συχνά τυπικές για μικρούς οργανισμούς).
• Η εργασία είναι συχνά αγχωτική.
• εκπλήρωση προσωπικών εντολών των αρχών που δεν σχετίζονται με την εργασία ·
• σπάνια υπάρχει ευκαιρία για αυτοπραγμάτωση.
• ο τρόπος λειτουργίας μπορεί να είναι ακανόνιστος.

Η προοπτική ανάπτυξης για τον γραμματέα είναι συχνά αμφισβητήσιμη. Μερικοί διευθυντές δεν βιάζονται να χάσουν έναν καλό υπάλληλο και να τον μεταφέρουν σε άλλη θέση.Άλλοι είναι κατανοητοί και συχνά προάγονται σε υπεύθυνους, εργατικούς και επαγγελματίες.

Ένα έγγραφο που έχει σχεδιαστεί για να ρυθμίζει τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις ενός υπαλλήλου είναι μια περιγραφή εργασίας, είναι εξίσου σημαντικό για τον γραμματέα και για τη διοίκηση. Περιλαμβάνει τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις και των δύο μερών στη σύμβαση εργασίας, γεγονός που καθιστά δυνατή τη χρήση της ως εργαλείο για τον αποτελεσματικό συντονισμό των διαδικασιών παραγωγής.

Δεν υπάρχει ενιαία μορφή διδασκαλίας, επομένως μπορείτε να τη συνθέσετε χρησιμοποιώντας ένα έτοιμο πρότυπο ή να αναπτύξετε το δικό σας έγγραφο. Κατά τη σύνταξη του εγγράφου, είναι σημαντικό να ληφθεί υπόψη ότι σε κάθε εταιρεία οι γραμματείς εκτελούν διαφορετικές λειτουργίες, παρά την ίδια βασική εργασία.

Η περιγραφή της θέσης εργασίας θα πρέπει να συντάσσεται λαμβάνοντας υπόψη τα επαγγελματικά πρότυπα και να περιλαμβάνει τις ακόλουθες κύριες ενότητες.

• Γενικές προμήθειες.
• Λειτουργίες.
• Εργασιακές ευθύνες.
• δικαιώματα.
• Μια ευθύνη.

Εκτός από τις κύριες αρμοδιότητες, επιτρέπεται η εισαγωγή πρόσθετων λειτουργιών στην περιγραφή της θέσης εργασίας, λαμβάνοντας υπόψη την εξειδίκευση. Έτσι, οι οδηγίες ενός υπαλλήλου, τεχνικού γραμματέα, στρατιωτικού ή επιστημονικού γραμματέα θα περιέχουν παρόμοιες βασικές λειτουργίες γραμματείας, αλλά διαφέρουν σε εξειδικευμένα καθήκοντα που θα πρέπει να αναφέρονται στο έγγραφο.

Με την κλασική έννοια, οι ακόλουθες λειτουργίες μπορούν να αποδοθούν στα κύρια ενοποιημένα καθήκοντα του γραμματέα:

• διασφαλίζει τις διοικητικές δραστηριότητες του επικεφαλής·
• διεξάγει επαγγελματική αλληλογραφία, συμπεριλαμβανομένων κλήσεων και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου·
• αποδέχεται και αναδιανέμει αλληλογραφία, προετοιμάζει και αποστέλλει απαντήσεις σε λαμβανόμενες επιστολές·
• συλλέγει και επεξεργάζεται τις απαραίτητες πληροφορίες για τον διευθυντή, παρέχει εργασίες γραφείου.
• δέχεται έγγραφα από υπαλλήλους για περαιτέρω μεταφορά στη διοίκηση για υπογραφή και εξέταση·
• προετοιμάζει συναντήσεις, συναντήσεις και συνέδρια, τηρεί τα πρακτικά τους·
• αγοράζει χαρτικά και άλλα προϊόντα απαραίτητα για τη διασφάλιση της εύρυθμης λειτουργίας του γραφείου·
• επιλύει οργανωτικά καθήκοντα για την υποδοχή εργαζομένων και επισκεπτών.
• εκτελεί άλλες εργασίες σχετικές με την κατεχόμενη θέση.

Επιπλέον, τα καθήκοντα μπορεί να είναι:

• έλεγχος στην εκτέλεση εντολών και εντολών·
• σάρωση και αντιγραφή τεκμηρίωσης·
• ακύρωση ή αναβολή προθεσμιών·
• κρατήσεις εισιτηρίων και δωματίων ξενοδοχείου.
• προετοιμασία εκθέσεων σχετικά με τα έξοδα ταξιδιού·
• προετοιμασία ποτών και λιχουδιών για τους επισκέπτες.

Η γραμματέας στη δουλειά συχνά και πολύ πρέπει να επικοινωνεί με διαφορετικούς ανθρώπους, επομένως ένας καλός ειδικός πρέπει να πληροί τις ακόλουθες απαιτήσεις:

• καθαριότητα;
• ακρίβεια;
• καλοσύνη;
• μια κουλτούρα του λόγου?
• κοινωνικότητα;
• έλλειψη κακών συνηθειών.

Δεδομένου ότι η γραμματέας είναι το «πρόσωπο» της εταιρείας, η ευχάριστη εμφάνιση του υπαλλήλου είναι απαραίτητο κριτήριο. Είναι σημαντικό να σημειώσουμε εδώ ότι μιλάμε για αίσθηση στυλ και παρουσία γεύσης και όχι για εμφάνιση μοντέλου. Οι γυναίκες γίνονται συχνά γραμματείς επειδή θεωρούνται πιο ευέλικτες, ανθεκτικές στο άγχος και ικανές να δημιουργήσουν μια ζεστή ατμόσφαιρα στο γραφείο.

Η ιδιαιτερότητα της γραμματειακής εργασίας είναι να βοηθάει τακτικά τον διευθυντή στην επιχειρηματική δραστηριότητα. Για το λόγο αυτό, τέτοιες επαγγελματικές ιδιότητες είναι εξαιρετικά σημαντικές:

• μια ευθύνη?
• ακρίβεια;
• προσεκτικότητα;
• επιμέλεια;
• ικανότητα εκμάθησης?
• οργάνωση.

Για να βρεις δουλειά ως γραμματέας, συχνά δεν χρειάζεσαι τριτοβάθμια εκπαίδευση· τα ολοκληρωμένα εξειδικευμένα μαθήματα είναι αρκετά κατάλληλα. Χρήσιμες θα είναι οι γνώσεις που αποκτήθηκαν στον τομέα της ψυχολογίας, της ταχείας ανάγνωσης και της στενογραφίας. Οι βασικές γνώσεις του επαγγέλματος του γραμματέα μπορούν να αποκτηθούν σε εξειδικευμένα κολέγια. Τέτοια εκπαίδευση είναι διαθέσιμη σε όσους αποφοίτησαν από την 9η ή την 11η τάξη του σχολείου και θα διαρκέσει 1-3 χρόνια, ανάλογα με την υπάρχουσα δευτεροβάθμια εκπαίδευση.

Εάν η επιλογή έπεσε σε μια αξιόπιστη εταιρεία, τότε είναι σημαντικό να αποκτήσετε εξειδικευμένη εκπαίδευση. Για παράδειγμα, υπό το Υπουργείο Εξωτερικών της Ρωσικής Ομοσπονδίας υπάρχει ένα εκπαιδευτικό κέντρο που εκπαιδεύει γραμματείς. Το κέντρο διδάσκει στους μαθητές γνώση ηλεκτρονικών υπολογιστών, τα βασικά της εργασίας γραφείου, επιχειρηματική ηθική και εθιμοτυπία και αγγλικά. Δεδομένου ότι τα εγχώρια πανεπιστήμια δεν προσφέρουν εκπαίδευση στη γραμματειακή εργασία, οι υποψήφιοι με διπλώματα φιλολογίας, επικοινωνίας, ψυχολογίας και άλλους παρόμοιους τομείς έχουν πλεονέκτημα. Ορισμένες εταιρείες παρέχουν εκπαίδευση σε υποψηφίους που είναι έτοιμοι να προσλάβουν.

Μπορείτε να εργαστείτε ως γραμματέας σε έναν αξιόπιστο οργανισμό, σε μια μικρή επιχείρηση και σε μια κρατική υπηρεσία, για παράδειγμα, σε ένα σχολείο ή πανεπιστήμιο. Σήμερα σχεδόν κάθε ηγέτης χρειάζεται γραμματείς ή βοηθούς. Η θέση του γραμματέα καλύπτεται από διάφορους μύθους - κάποιοι μιλούν για την έναρξη μιας ενδιαφέρουσας καριέρας σε αυτό το επάγγελμα, ενώ άλλοι υποστηρίζουν ότι πρακτικά δεν υπάρχει προαγωγή.

Στην πραγματικότητα, η επαγγελματική εξέλιξη εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τις προσωπικές ιδιότητες. Η πρωτοβουλία και η σκληρή δουλειά θα σας βοηθήσουν να μεταβείτε σε υψηλότερη θέση εντός της εταιρείας, για παράδειγμα, πρώτα ως βοηθός διευθυντής και στη συνέχεια να γίνετε διευθυντής. Η περαιτέρω ανάπτυξη στην εταιρεία θα είναι στα χέρια του ίδιου του ειδικού.

Στην αρχή μιας καριέρας, είναι δύσκολο να υπολογίζεις σε υψηλό μισθό. Οι εργοδότες συνήθως προσφέρουν στους εργαζόμενους χωρίς εμπειρία μισθό 15.000-20.000 ρούβλια. ανάλογα με την περιοχή κατοικίας. Στις μεγάλες πόλεις, οι μισθοί είναι συνήθως υψηλότεροι. Ο μέσος μισθός ενός έμπειρου υπαλλήλου είναι 30.000-45.000 ρούβλια. σε όλη τη Ρωσία. Οι ειδικοί υψηλότερων προσόντων, για παράδειγμα, προσωπικοί βοηθοί διευθυντών και βοηθών, κερδίζουν 60.000-80.000 ρούβλια.