Ποιος είναι βοηθός γραμματέας και τι κάνει;

Η θέση της γραμματέας ήταν εδώ και καιρό η πιο περιζήτητη για πολλές γυναίκες. Προηγουμένως, κατά κανόνα, πρακτικά τίποτα δεν απαιτούνταν από έναν τέτοιο υπάλληλο, εκτός από μια ελκυστική εμφάνιση. Ωστόσο, τώρα όλα έχουν αλλάξει, μερικές φορές ένας τέτοιος υπάλληλος είναι σημαντικό μέρος της ομάδας και πρέπει να είναι έτοιμος να εκτελέσει πολλές λειτουργίες. Ως αποτέλεσμα, είναι συχνά πολύ απασχολημένος με τη δουλειά. Διαβάστε ποιες είναι αυτές οι ευθύνες, ποιες προϋποθέσεις πρέπει να πληρούνται για να λάβετε μια προσφορά εργασίας, διαβάστε σε αυτό το άρθρο.

Το επάγγελμα του γραμματέα χρονολογείται από την εποχή της Αρχαίας Ρώμης. Οι «γραμματέες» ήταν οι έμπιστοι των αυτοκρατόρων – άνδρες με μεγάλη πολιτική επιρροή. Αυτό το επάγγελμα έλαβε τη νέα του αρχή κατά τη διάρκεια του Πρώτου Παγκοσμίου Πολέμου, αλλά σήμαινε ήδη την εκτέλεση τελείως διαφορετικών καθηκόντων. Μέχρι τώρα, μόνο απόηχοι της αρχικής σημασίας του «γραμματέα» έχουν διασωθεί με τη μορφή θέσεων όπως γενικού γραμματέα και υπουργού Εξωτερικών.

Στις μέρες μας, το επάγγελμα του βοηθού γραμματέα απαιτεί την εκτέλεση εργασιών που σχετίζονται με έγγραφα, την οργάνωση εργασιών γραφείου, τη διαχείριση εξοπλισμού γραφείου και άλλες λειτουργίες. Οι επικοινωνιακές δεξιότητες και η προσοχή θεωρούνται σημαντικές δεξιότητες για έναν βοηθό γραμματέα. Το πρόθεμα «αναφοράς» σημαίνει ότι ο εργαζόμενος θα επικοινωνεί με το αφεντικό για διάφορα εργασιακά θέματα. Είναι προφανές ότι ο ανταγωνισμός μεταξύ εκείνων που επιθυμούν να λάβουν αυτή τη θέση είναι υψηλός, ειδικά σε μεγάλες εταιρείες ή εταιρείες. Οι ιδιαιτερότητες των δεξιοτήτων που πρέπει να διαθέτει ένας γραμματέας μπορεί μερικές φορές να εξαρτώνται από το πεδίο δραστηριότητας της εταιρείας.Με απλά λόγια, σε μια εταιρεία μάρκετινγκ τεχνολογίας, ο γραμματέας θα πρέπει να γνωρίζει τις περιπλοκές των επιχειρηματικών διαπραγματεύσεων. Ωστόσο, αυτό δεν είναι καθόλου απαραίτητο, για κάθε εταιρεία όλα είναι ατομικά.

Μεγάλες εταιρείες προσλήψεων υποστηρίζουν ότι αυτή η θέση, μαζί με τη θέση του οδηγού και άλλες παρόμοιες εργασίες, συνεπάγεται πολλές υπερωρίες. Οι άνθρωποι σε αυτές τις θέσεις αναγκάζονται να προσαρμοστούν στο πρόγραμμα των ανωτέρων τους και να είναι έτοιμοι να εργαστούν σχεδόν 24 ώρες το 24ωρο. Σήμερα, οι «εικονικές γραμματείς» κερδίζουν δημοτικότητα, οι οποίοι εκτελούν τα περισσότερα από τα καθήκοντα ενός απλού γραμματέα για εκείνες τις εταιρείες που δεν έχουν την ευκαιρία να νοικιάσουν γραφείο ή απλά δεν το κάνουν λόγω εξοικονόμησης κόστους. Ξεχωριστά, πρέπει να σημειωθεί η σημασία της εμφάνισης της γραμματέως. Η γραμματέας θα πρέπει να ντύνεται με επαγγελματικό στυλ, να αποφεύγει το λαμπερό, επιδεικτικό και ακατάλληλο μακιγιάζ και χτενίσματα.

Αυτό το έγγραφο περιέχει όλες τις ευθύνες που σχετίζονται με τις δραστηριότητες του εργαζομένου. Επίσης, η περιγραφή εργασίας περιέχει τα δικαιώματα του εργαζομένου και μια περιγραφή των απαιτήσεων για αυτόν. Αυτό το έγγραφο περιέχει πληροφορίες σχετικά με το ποιος θα πρέπει να αντικαταστήσει τον εργαζόμενο κατά τη διάρκεια της απουσίας του. Αξίζει επίσης να σημειωθεί το γεγονός ότι, εάν είναι απαραίτητο, η περιγραφή της θέσης εργασίας μπορεί να αναθεωρηθεί και να αλλάξει. Αυτό μπορεί να συμβεί στις ακόλουθες περιπτώσεις.

• Αλλαγή καθηκόντων γραμματέα-βοηθού.
• Η εμφάνιση αλλαγών στην τεκμηρίωση του οργανισμού.
• Η εμφάνιση αλλαγών στη δομή του οργανισμού.

Παρακάτω αναφέρονται οι κύριες αρμοδιότητες του βοηθού γραμματέα.

• Συχνά, το άτομο σε αυτή τη θέση είναι υπεύθυνο για την παροχή στο γραφείο προμηθειών γραφείου. Θα πρέπει επίσης να παραγγείλει παντοπωλεία εάν είναι απαραίτητο. Η άμεση ευθύνη του γραμματέα είναι να παραγγείλει ψύκτη νερού και να παρακολουθεί την πληρότητά του.
• Ο βοηθός γραμματέας πρέπει να δέχεται κλήσεις για τον μάνατζερ και να τους κάνει να «εξεταστούν».
• Πρέπει επίσης να οργανώσει τη διαδικασία υποδοχής επισκεπτών.
• Το άτομο σε αυτή τη θέση αναφέρεται απευθείας στον Διευθύνοντα Σύμβουλο της εταιρείας. Έτσι, τα περισσότερα από τα καθήκοντα που εκτελούνται θα σχετίζονται με τα αιτήματα και τις εντολές του.
• Ο κατάλογος των αρμοδιοτήτων περιλαμβάνει επίσης την παραλαβή και αποστολή της ληφθείσας και απεσταλμένης αλληλογραφίας, την προετοιμασία των απαραίτητων εγγράφων κατόπιν αιτήματος του γενικού διευθυντή, τον έλεγχο των εγγράφων που πρέπει να υπογράψει ο διευθυντής.
• Ο γραμματέας μεταφέρει επίσης τις απαραίτητες πληροφορίες από τον διευθυντή στους υπαλλήλους και αντίστροφα, καλεί τους υπαλλήλους στον διευθυντή όπως χρειάζεται.
• Αυτός ο υπάλληλος αλληλεπιδρά επίσης συχνά με το τμήμα διοίκησης. Μερικές φορές μπορεί να συντονιστεί με τους υπαλλήλους αυτού του τμήματος για την παροχή ειδών γραφείου και εξοπλισμού. Σε αντίθεση με το πρώτο σημείο που περιγράφεται παραπάνω, αυτό το σημείο δεν αναφέρεται πάντα στις περιγραφές θέσεων εργασίας του βοηθού γραμματέα.
• Ο γραμματέας πρέπει να κλείσει αεροπορικά εισιτήρια και να κλείσει δωμάτια ξενοδοχείου σε περίπτωση που ο διευθυντής ή άλλοι υπάλληλοι πάνε επαγγελματικό ταξίδι.
• Σε ορισμένους οργανισμούς, ο γραμματέας υποχρεούται να ειδοποιεί τη διοίκηση ή/και άλλους υπαλλήλους για επερχόμενους εορτασμούς, γενέθλια εργαζομένων και αργίες. Μερικές φορές αυτό γίνεται από έναν ειδικό HR.
• Κάθε μέρα ο γραμματέας πρέπει να προετοιμάζει το γραφείο του διευθυντή για την αρχή μιας νέας μέρας - ανάβει το φως, εξοπλισμό γραφείου (εκτυπωτής, υπολογιστής κ.λπ.), προετοιμάζει τα απαραίτητα έγγραφα.

Ο βοηθός γραμματέας πρέπει να είναι υπεύθυνος για τη ροή των εγγράφων και δεν έχει δικαίωμα να αποκαλύψει εμπιστευτικές πληροφορίες. Ένας τέτοιος υπάλληλος είναι υπεύθυνος για την ασφάλεια των εγγράφων και την έγκαιρη υποβολή τους στις αρχές. Ο γραμματέας είναι υπεύθυνος για μη εκπλήρωση των καθηκόντων που ορίζονται στην περιγραφή της θέσης εργασίας, δηλαδή για αδυναμία εκπλήρωσης των καθηκόντων του, συμπεριλαμβανομένων τέτοιων παραβάσεων όπως η καθυστέρηση. Ένας υπάλληλος μπορεί να έχει προβλήματα εάν είναι αμελής στην εργασία με την τεκμηρίωση.

Ευθύνη φέρει η αποκάλυψη εμπιστευτικών πληροφοριών που ανήκουν στην κατηγορία των «εμπορικών απορρήτων». Απαγορεύεται στον εργαζόμενο να βλάψει τα αποθέματα, ιδίως τα έπιπλα που του παρέχονται ή που ανήκουν στην εταιρεία. Ο γραμματέας είναι υπεύθυνος για τη μεταχείριση των εργαζομένων χωρίς τακτ ή αγένεια. Δεδομένου ότι επικοινωνεί με όλους τους άλλους υπαλλήλους σχεδόν καθημερινά, ο γραμματέας θα πρέπει να είναι μη συγκρουσιακός και διπλωματικός.

Πρώτα από όλα, ο βοηθός γραμματέας έχει το δικαίωμα να ζητήσει διάφορα έγγραφα που χρειάζεται για να εργαστεί από διάφορους υπαλλήλους. Ο γραμματέας μπορεί να διανείμει τις ληφθείσες τηλεφωνικές κλήσεις ανάλογα με τη σημασία τους κατά την κρίση του. Το ίδιο ισχύει και για τη διαδικασία υποδοχής επισκεπτών στη ρεσεψιόν. Μπορεί επίσης να ζητήσει εξηγήσεις από τους υπαλλήλους εάν έχει γίνει πειθαρχική παράβαση. Ο βοηθός γραμματέας έχει επίσης πρόσβαση σε έγγραφα που χαρακτηρίζονται ως «εμπιστευτικά».

Μόνο ο Διευθύνων Σύμβουλος μπορεί να απολύσει ή να προσλάβει έναν τέτοιο υπάλληλο και όχι ο προϊστάμενος τμήματος ή τμήματος, όπως σε άλλες περιπτώσεις. Το ίδιο ισχύει και για την επιβολή επίπληξης. Ο γραμματέας μπορεί να κάνει προτάσεις στη διοίκηση για τη βελτίωση των πρακτικών διαχείρισης ή διαχείρισης εγγράφων. Μπορεί επίσης να βελτιστοποιήσει ορισμένες ροές εργασίας. Όπως κάθε άλλος εργαζόμενος, έχει το δικαίωμα να απαιτήσει τη δημιουργία άνετων συνθηκών εργασίας και μπορεί ακόμη και προφορικά να απαιτήσει εξηγήσεις από υπαλλήλους που παραβιάζουν την εργασιακή πειθαρχία.

Κατά κανόνα, η εργασία του γραμματέα αξιολογείται με βάση την επιμέλεια και την αποτελεσματικότητά του. Έτσι, άλλες δεξιότητες είναι δευτερεύουσες. Ο εργαζόμενος πρέπει να μπορεί να επικοινωνεί με τους ανθρώπους, να διαπραγματεύεται, να έχει μια καλή ομιλία. Πρέπει να μπορεί να επιλύει διάφορα οργανωτικά ζητήματα, να χρησιμοποιεί προγράμματα του Microsoft office - Excel, Power Point, Word και άλλα.

Δεν υπάρχουν αυστηρές απαιτήσεις για την εκπαίδευση, καθώς και για την ειδικότητα που έλαβε. Ωστόσο, πρέπει να υπάρχει εκπαίδευση, έστω και εξειδικευμένη δευτεροβάθμια. Προτιμώνται οι πτυχιούχοι Νομικής λόγω του ότι το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας τους σχετίζεται με την τήρηση αρχείων. Επιθυμητή η εργασιακή εμπειρία τουλάχιστον 1 έτους. Μια εναλλακτική στην εργασιακή εμπειρία μπορεί να είναι η παρακολούθηση μαθημάτων κατάρτισης γραμματείας.

Σε ξένες εταιρείες, ένας μελλοντικός υπάλληλος μπορεί να χρειαστεί να γνωρίζει μια συγκεκριμένη ξένη γλώσσα. Ο γραμματέας θα πρέπει να μπορεί να εκφράζει σωστά τις σκέψεις του, να γράφει και να συνθέτει έγγραφα χωρίς γραμματικά λάθη.

Η ζήτηση για αυτό το επάγγελμα είναι μεγάλη. Κατά κανόνα, τέτοιες δραστηριότητες ταιριάζουν καλύτερα σε νέους επαγγελματίες που έχουν πρόσφατα αποφοιτήσει από εκπαιδευτικά ιδρύματα. Αυτή η δραστηριότητα είναι μια εξαιρετική ευκαιρία να μάθετε για τη δομή της εταιρείας. Πιστεύεται ότι σε αυτή τη θέση μπορείτε να αποκτήσετε καλές δεξιότητες ενός μελλοντικού καλού διευθυντή. Δεδομένου ότι ο βοηθός γραμματέας εκτελεί ένα ευρύ φάσμα καθηκόντων, είναι σημαντικός και απαραίτητος υπάλληλος ακόμα και για τις μικρότερες εταιρείες.