Βιογραφικό διευθυντή γραφείου: δομή και συστάσεις για συμπλήρωση

Μια επιτυχημένη καριέρα ξεκινά με τη σωστή σύνταξη του βιογραφικού σας και την εντύπωση που προκαλεί. Επομένως, είναι σημαντικό να κεντρίσετε το ενδιαφέρον στον εργοδότη με αυτό το έγγραφο ήδη. Το σωστό βιογραφικό μπορεί να παρουσιάσει έναν υποψήφιο υπάλληλο ως τον καταλληλότερο ειδικό για μια ανοιχτή θέση. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τους νέους που μόλις ξεκινούν την εργασιακή τους δραστηριότητα, οι οποίοι θα πρέπει να είναι σε θέση να διαρθρώσουν την έστω και ελάχιστη εργασιακή τους εμπειρία στο βιογραφικό τους.

Πολλοί άνθρωποι εξισώνουν τις εργασιακές ευθύνες ενός διευθυντή γραφείου και ενός γραμματέα. Υπάρχουν ορισμένες ομοιότητες: αυτό είναι η λήψη εισερχόμενων κλήσεων και αλληλογραφίας, η πληκτρολόγηση κειμένων, η οργάνωση συναντήσεων και η εκπλήρωση όλων των οδηγιών από τη διοίκηση. Αλλά τα καθήκοντα ενός διευθυντή γραφείου στοχεύουν στη διασφάλιση της ζωής του γραφείου. Μπορούν να είναι πολύ ευρύτερες με την ανάθεση πρόσθετων αρμοδιοτήτων του γραμματέα ή του βοηθού διευθυντή.

Το βιογραφικό πρέπει να έχει σαφή δομή και απλή γλώσσα παρουσίασης. Η γενικά αποδεκτή μορφή αυτού του γραπτού εγγράφου έχει τη μορφή ενοτήτων πληροφοριών, τοποθετημένων σε μια συγκεκριμένη σειρά:

• στόχος σταδιοδρομίας?
• επώνυμο, όνομα και πατρώνυμο·
• Στοιχεία επικοινωνίας;
• ο σκοπός του βιογραφικού?
• επαγγελματικές ικανότητες που αντιστοιχούν στη θέση για την οποία υποβάλλει αίτηση ο αιτών·
• εκπαίδευση (βασική και πρόσθετη)·
• προϋπηρεσία;
• προσωπικές ιδιότητες?
• πρόσθετα δεδομένα·
• συστάσεις.

Ήδη στο στάδιο του βιογραφικού, ο αιτών θα μπορεί να αποδείξει ότι είναι καλά, αφού το έχει εκδώσει σύμφωνα με όλους τους κανόνες ενός επιχειρηματικού εγγράφου.

Εάν χρησιμοποιήσετε σωστά τις αρχές σχεδιασμού, τότε ο αναγνώστης θα έχει μια θετική αντίληψη:

• ο τίτλος "Σύνοψη" δεν γράφεται.
• τόμος - όχι περισσότερες από 2 σελίδες A4.
• Σπάστε το κείμενο σε σύντομες, ευανάγνωστες παραγράφους.
• Συνιστάται η χρήση γραμματοσειρών Times New Roman ή Arial με κύριο μέγεθος κειμένου - μέγεθος 12 πόντων, επικεφαλίδες - μέγεθος 20 πόντων, υπότιτλοι - μέγεθος 14 πόντων.
• όλες οι μεταγραφές καταρτίζονται σε λίστα.
• Μπορείτε να δώσετε έμφαση στις πληροφορίες επισημαίνοντάς τις με έντονα ή μεγαλύτερα γράμματα (από 14 έως 16 σημεία).
• Το κείμενο δεν πρέπει να είναι ανορθόγραφο.
• πληροφορίες πρέπει να παρουσιάζονται συνοπτικά.

Οι αρχές για τη σύνταξη βιογραφικού είναι οι ίδιες για όλες τις θέσεις.

• Στην ενότητα "Επιθυμητή θέση" είναι απαραίτητο να αναφέρετε με σαφήνεια το όνομα της κενής θέσης. Εάν δεν υπάρχουν πληροφορίες σχετικά με κενές θέσεις, θα πρέπει να περιγράψετε εν συντομία τον τομέα του επαγγελματικού σας ενδιαφέροντος, για παράδειγμα, "ειδικός πληροφορικής". Για όσους δεν έχουν εργασιακή εμπειρία, αναφέρετε τον «ασκούμενο / βοηθό» και τον τομέα εργασίας, π.χ. μάρκετινγκ, χρηματοοικονομικά, πληροφορική.
• Στη συνέχεια, αναφέρονται προσωπικά δεδομένα: επώνυμο, όνομα και πατρώνυμο. Συνιστάται η τοποθέτηση τους στο κέντρο ή στην αριστερή πλευρά. Συχνά οι εργοδότες προβάλλουν απαιτήσεις για την εμφάνιση των αιτούντων και ζητούν να στείλουν ένα βιογραφικό με μια φωτογραφία. Εάν είναι απαραίτητο, πρέπει να τοποθετήσετε την πιο επιτυχημένη επαγγελματική φωτογραφία στο βιογραφικό σας.
• Στην παράγραφο "Στοιχεία επικοινωνίας" αντικατοπτρίστε τον αριθμό τηλεφώνου, τη διεύθυνση e-mail και, στη συνέχεια, υποδείξτε την ημερομηνία γέννησης και τις προσδοκίες μισθού. Θα πρέπει να αξιολογήσετε ρεαλιστικά τις δεξιότητές σας ώστε να δικαιολογείται ο επιθυμητός μισθός. Εάν η εταιρεία έχει υποκαταστήματα, τότε είναι απαραίτητο να δηλώσετε ετοιμότητα για μετεγκατάσταση και επαγγελματικά ταξίδια.
• Το επόμενο μπλοκ είναι ο στόχος. Μπορείτε απλά να γράψετε: «Αποκτήστε τη θέση ενός διευθυντή γραφείου».
• Εκπαίδευση. Κατάλογος εκπαιδευτικών ιδρυμάτων, ξεκινώντας από το τελευταίο, με τις ημερομηνίες εισαγωγής και αποφοίτησης. Τα στοιχεία για την ειδικότητα και το πανεπιστήμιο (πανεπιστήμιο, κολέγιο) πρέπει να αντιστοιχούν σε αυτά που προβλέπονται στο δίπλωμα. Μαθήματα, προπονήσεις, πρακτικής άσκησης, καλύτερα να γράφετε αυτά που αφορούν τη θέση για την οποία κάνει αίτηση ο εργαζόμενος.
• προϋπηρεσία... Είναι απαραίτητο να περιγράψετε την εργασιακή σας δραστηριότητα με τέτοιο τρόπο ώστε ο εργοδότης να επιστήσει την προσοχή σε αυτόν τον υποψήφιο. Ο τελευταίος τόπος εργασίας υποδεικνύεται πρώτος. Αρκετοί 5 οργανισμοί. Η περιγραφή της προηγούμενης εμπειρίας θα πρέπει να είναι συγκεκριμένη, οι περίοδοι εργασίας να αναγράφονται με ακρίβεια του μήνα, η πλήρης επωνυμία της εταιρείας με σύντομη περιγραφή της, η θέση που κατείχε, οι λειτουργικές αρμοδιότητες - αναλυτικά. Με τη σωστή σύνταξη αυτής της ενότητας, θα πρέπει να δοθεί έμφαση στους προηγούμενους χώρους εργασίας, οι οποίοι ως προς τις λειτουργίες είναι όσο το δυνατόν πιο κοντά στην επιθυμητή θέση. Θα αυξήσει την αξία του εργαζομένου εάν εργαζόταν προηγουμένως ως γραμματέας-βοηθός, δικηγόρος, χειριστής τηλεφωνικού κέντρου.
• Επιτεύγματα... Περιγράψτε συγκεκριμένα επιτεύγματα σε προηγούμενες θέσεις εργασίας και απαριθμήστε τυχόν κίνητρα που είναι διαθέσιμα από την προηγούμενη διοίκηση.
• Επαγγελματικά προσόντα. Οι εργοδότες επιλέγουν έναν έξυπνο και δραστήριο υπάλληλο που ξέρει πώς να βεβαιωθεί ότι όλα τα πράγματα γίνονται στην ώρα τους και οι εργαζόμενοι αισθάνονται ότι υπάρχει ένα άτομο που νοιάζεται για τα μικροπράγματα του οικιακού γραφείου. Επιπλέον, αναζητούν κάποιον με υψηλό επίπεδο ενσυναίσθησης, που μπορεί να δει ο ίδιος τα προβλήματα και να βρει λύσεις για αυτά. Ως εκ τούτου, αξίζει να αναφέρουμε μόνο εκείνες τις δεξιότητες που σχετίζονται με την προτεινόμενη κενή θέση.

Εργασιακά καθήκοντα:

• έλεγχος;
• διαχείριση;
• οικονομική υποστήριξη·
• έλεγχος;
• αναφοράς.

Τυπικές εργασίες:

• τη φροντίδα του γραφείου και των υπαλλήλων·
• ροή αλληλογραφίας και εγγράφων·
• συνάντηση με εργολάβους και εταίρους·
• παραγγέλνοντας νερό, φαγητό, έπιπλα, εξοπλισμό.

Βασικές γνώσεις και δεξιότητες ενός διευθυντή γραφείου:

• εμπειρία στη διοργάνωση συναντήσεων·
• κατοχή κανόνων επιχειρηματικής δεοντολογίας.

Ένας επιτυχημένος υποψήφιος ξέρει πώς να καθιερώνει όλες τις διαδικασίες στο γραφείο και να ελέγχει τις εργασίες των τμημάτων υποστήριξης. Αυτός ο ειδικός είναι συχνά υποχρεωμένος να παρακολουθεί τα γενέθλια των εργαζομένων, να οργανώνει εταιρικές εκδηλώσεις, να συντάσσει συγχαρητήρια, να αγοράζει δώρα, ανθοδέσμες και αναμνηστικά.

Για τον εαυτό μου. Αυτή είναι μια λίστα προσωπικών χαρακτηριστικών του χαρακτήρα που θα σας βοηθήσουν να εκπληρώσετε τα καθήκοντα της αντίστοιχης θέσης: οργανωτικές δεξιότητες, ευσυνειδησία, ακρίβεια, ανεξαρτησία, υπομονή και ευελιξία.

Υποχρεωτικές απαιτήσεις για διευθυντή γραφείου:

• ΚΟΙΝΗ ΛΟΓΙΚΗ;
• παιδεία υπολογιστών?
• γραμματικά σωστή ομιλία?
• δραστηριότητα για την επίλυση αναδυόμενων προβλημάτων.

Η αντίσταση στο άγχος, η μη σύγκρουση, η καλή μνήμη και η οργάνωση είναι ευπρόσδεκτα.... Οι αποτελεσματικοί διευθυντές γραφείου διακρίνονται επίσης από την παρουσία ορισμένων προσωπικών ιδιοτήτων: προορατικότητα, άριστες επικοινωνιακές δεξιότητες και φιλικότητα. Ελλείψει εργασιακής εμπειρίας, θα πρέπει κανείς να επικεντρωθεί στη σκληρή δουλειά, την επιμέλεια, την ικανότητα μάθησης και την εύκολη προσαρμογή σε μια ομάδα. Ωστόσο, δεν πρέπει να συμπεριλάβετε περισσότερα από 6 χαρακτηριστικά χαρακτήρα στην περιγραφή.

Στην ενότητα "Πρόσθετες πληροφορίες", μπορείτε να συμπεριλάβετε τις αγαπημένες σας δραστηριότητες, καθώς και το γεγονός ότι γνωρίζετε πώς να οδηγείτε αυτοκίνητο. Και η τελευταία ενότητα - «Συστάσεις» - παρουσίαση χαρακτηριστικών και επαφών πρώην ηγετών.

Η συνοδευτική επιστολή αποστέλλεται ως προσθήκη στο βιογραφικό. Μερικές φορές οι ίδιοι οι εργοδότες, όταν δημοσιεύουν κενές θέσεις σε διαδικτυακούς ιστότοπους απασχόλησης, προβάλλουν την απαίτηση να επισυνάψουν μια συνοδευτική επιστολή στην απάντηση. Στο περιεχόμενό του, είναι απαραίτητο να πείτε για τις προσδοκίες σας από τη μελλοντική συνεργασία. Αυτό σας δίνει την ευκαιρία να κληθείτε για συνέντευξη. Ακολουθεί ένα παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής.

«Στέλνω το βιογραφικό μου για εξέταση για την κενή θέση διευθυντή γραφείου. Θα χαρώ να δουλέψω σε μια σταθερή, μεγάλη και αξιόπιστη εταιρεία. Είμαι σίγουρος ότι στα Mobile TeleSystems θα μπορέσω να αξιοποιήσω περαιτέρω τις δυνατότητές μου.

Μέχρι σήμερα, έχω εμπειρία εργασίας ως γραμματέας του διευθυντή, ειδικός στη διαχείριση αρχείων προσωπικού. Ελπίζω ότι η υπευθυνότητα, η προσοχή στη λεπτομέρεια της εργασίας γραφείου, που αποκτήθηκε σε προηγούμενες θέσεις εργασίας, θα με κάνει αποτελεσματικό υπάλληλό σας.

Θα ήθελα να λάβω μια πρόσκληση για συνέντευξη και να μιλήσω με περισσότερες λεπτομέρειες για την επαγγελματική μου εμπειρία, καθώς και να απαντήσω σε όλες τις ερωτήσεις.

Με εκτίμηση, F. I. "

Δείγμα βιογραφικού για τη θέση του διευθυντή γραφείου

Αλμπίνα Κράβτσοβα

Ημερομηνια γεννησης: 30.09.1995

Στόχος: πλήρωση κενής θέσης υπευθύνου γραφείου

Επιθυμητό εισόδημα: από 45 χιλιάδες ρούβλια

Πρόγραμμα: πλήρης απασχόληση

Έτοιμοι για επαγγελματικά ταξίδια, έτοιμοι για μετακόμιση.

Στοιχεία επικοινωνίας:

διεύθυνση κατοικίας:

τηλέφωνο:

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ:

Εκπαίδευση:

• PenzGTU, Penza (2013–2017). Επαγγελματική κατάρτιση ανά κλάδο. Προφίλ «Οικονομία και Διοίκηση».
• PenzGTU, Penza (2013–2014). Επαγγελματική κατάρτιση στο πλαίσιο του προγράμματος «Λογιστής».
• PSU (2010–2013). Διοίκηση και πληροφορική σε τεχνικά συστήματα.
• ΓΟΥ «Πένζα κατασκευαστική και κοινοτική τεχνική σχολή» (2005-2008). Χειριστής υπολογιστή.

Επαγγελματική εμπειρία

Πληροφορίες για την απασχόληση:

12. 2015 – 11. 2019

Ανώτερος Ειδικός Υποστήριξης του Ενιαίου Πληροφοριακού Συστήματος

• Λήψη, καταχώρηση και επεξεργασία των εισερχόμενων πληροφοριών μέσω e-mail αιτημάτων και αιτημάτων.
• Εξέταση αξιώσεων και παροχή διαβουλεύσεων.
• Συλλογή και ανάλυση πληροφοριών για την επίλυση προβλημάτων των χρηστών του ιστότοπου.

Intel LLC

05. 2013 – 11. 2015

Διαχειριστής του τηλεφωνικού κέντρου του Ενιαίου Πληροφοριακού Συστήματος.

• Λήψη εισερχόμενων κλήσεων, καταχώρηση κλήσεων.
• Συμβουλευτική στους χρήστες του ιστότοπου.

LLC "Global. RU"

01. 2010 – 04. 2013

Διευθυντής γραφείου

• Οργάνωση εργασιών γραφείου και υποστήριξης ζωής, διαχείριση αρχείων προσωπικού, εργασία με επαγγελματικά έγγραφα, mail και διαδικτυακή τραπεζική.

LLC "Infotex"

10. 2008 – 12. 2009

Ειδικός Ανθρωπίνου Δυναμικού

• Διαχείριση εγγράφων προσωπικού.

TC "Fortuna"

01. 2007 – 09. 2008

Διαχειριστής λογαριασμού

• Εγγραφή εγγράφων συνδρομητών, συμβουλευτική συνδρομητών, πώληση και ενεργοποίηση καρτών sim.

ΖΑΟ ΕΣΥ

Βασικές γνώσεις και δεξιότητες:

• δεξιότητες συνεργασίας με οργανισμούς εταίρους·
• δεξιότητες εργασίας με υπολογιστή, εξοπλισμό γραφείου και λογισμικό·
• δεξιότητες εργασίας με έγγραφα, τήρηση αρχείων.
• Άριστη γνώση εργασιών γραφείου.
• οργάνωση, προσοχή στη λεπτομέρεια.

Επιπλέον πληροφορίες:

• ξένες γλώσσες: Αγγλικά (βασικό επίπεδο);
• Επίπεδο επάρκειας υπολογιστή: σίγουρος χρήστης.
• προγράμματα υπολογιστών: Photoshop, πακέτο MS Office;
• οικογενειακή κατάσταση, πληροφορίες για παιδιά: μη παντρεμένος, χωρίς παιδιά.
• χόμπι, χόμπι: ζωγραφική, δημιουργική φωτογραφία, ταξίδια, ψυχολογία.

Προσωπικές ιδιότητες:

• ανθεκτικό στο στρες, έχει εμπειρία στην επίλυση διαφόρων καταστάσεων.
• ικανός να μάθει.

Στόχοι και σχέδια ζωής:

• εργασία σε μια σύγχρονη εταιρεία με δυνατότητα περαιτέρω ανάπτυξης προσωπικών και επαγγελματικών προσόντων για ανάπτυξη σταδιοδρομίας.
• αποκτήσω πρόσθετη εμπειρία που θα μου επιτρέψει να αναπτύξω νέες δεξιότητες, να διευρύνω τις ευθύνες μου και έτσι να γίνω ο πιο αποτελεσματικός υπάλληλος.

Οι συστάσεις είναι διαθέσιμες κατόπιν αιτήματος.