Βιογραφικό εκτελεστικού βοηθού: δομή και κατευθυντήριες γραμμές για τη σύνταξη

Ο βοηθός διευθυντή είναι ένα άτομο που είναι το δεξί χέρι του αφεντικού, επιλύει όλα τα οργανωτικά ζητήματα, έχει ενημερωμένες πληροφορίες και δείχνει προθυμία να επιλύσει επείγοντα θέματα. Για πολλούς, μια τέτοια θέση είναι ένα ευπρόσδεκτο βήμα στην καριέρα τους. Ένα καλογραμμένο βιογραφικό θα σας βοηθήσει να το πάρετε.

Το βιογραφικό ενός βοηθού διευθυντή είναι ένα έγγραφο που είναι ένα επαγγελματικό πορτρέτο ενός αιτούντος. Ο εργοδότης δεν αξιολογεί εσάς τον ίδιο, αλλά το κείμενο που πρέπει να σας παρουσιάσει πιο ευνοϊκά. Για αυτό πρέπει να είναι δομημένο.

Η δομή ενός καλού βιογραφικού.

• Προσωπικές πληροφορίες. Στην αρχή μιας επιχειρηματικής ιστορίας για τον εαυτό σας, θα πρέπει να συστηθείτε. Πλήρες όνομα, έτος γέννησης, τρέχοντα στοιχεία επικοινωνίας. Το τελευταίο θα πρέπει να είναι μεταβλητό: κινητό τηλέφωνο, σπίτι, email. Φροντίστε να επισυνάψετε μια φωτογραφία. Μια μικρή, υψηλής ποιότητας φωτογραφία στη δεξιά γωνία δίπλα στο στοιχείο "Προσωπικά στοιχεία" δεν είναι υποχρεωτικό χαρακτηριστικό ενός βιογραφικού, αλλά είναι επιθυμητό. Ειδικά για τον αναζητούντα εργασία του βοηθού γενικού διευθυντή, προσωπική γραμματέα.
• Εκπαίδευση. Εάν σκοπεύετε να συμπεριλάβετε μια μεγάλη λίστα με διαφορετικά μαθήματα και εργαστήρια σε αυτήν την παράγραφο, θα είναι υπερβολική. Αναφέρετε μόνο τα κύρια πράγματα: το πανεπιστήμιο και, ενδεχομένως, ένα από τα βασικά σεμινάρια, μετά το οποίο λάβατε το κατάλληλο πιστοποιητικό.
• Προϋπηρεσία. Εάν έχετε αλλάξει πολλές δουλειές, δεν αξίζει να αναφέρετε τα πάντα - μόνο βασικούς ή τελευταίους 2-3 σταθμούς υπηρεσίας. Αναφέρετε το όνομα της εταιρείας, τα έτη εργασίας, τη θέση.Εάν δεν έχετε εργαστεί πουθενά στο παρελθόν, σημειώστε σε αυτή την παράγραφο τον τόπο όπου κάνατε την πρακτική σας ενώ σπουδάζατε στο πανεπιστήμιο.
• Επαγγελματική ποιότητα. Η προσωπική γραμματέας είναι ένα άτομο που πρέπει να μπορεί να κάνει πολλά και, το πιο σημαντικό, να μάθει πολλά. Όποιες επαγγελματικές δεξιότητες κι αν απαριθμήσετε, υποδηλώστε το γεγονός ότι είστε έτοιμοι να μάθετε και να εξελιχτείτε στο πλαίσιο της θέσης σας.
• Προσωπικές ιδιότητες. Καταγράψτε εδώ εκείνες τις ιδιότητες που είναι εγγενείς σε εσάς που μπορούν να βοηθήσουν στην επαγγελματική ανάπτυξη: για παράδειγμα, επιμονή, υπευθυνότητα, σχολαστικότητα, συναισθηματική σταθερότητα, περιέργεια.
• Επιτεύγματα... Τι μπορείτε να προσθέσετε στο ενεργητικό σας; Ίσως δεν είχατε εργασιακή εμπειρία, αλλά στο ινστιτούτο ήσασταν ο διευθυντής και αντιμετωπίσατε με επιτυχία αυτόν τον ρόλο. Ή, για παράδειγμα, οργάνωσαν έναν γάμο με το κλειδί στο χέρι για φίλους, κάτι που ήδη μιλά για καλές οργανωτικές ικανότητες.
• Κίνητρο. Δεν είναι υποχρεωτικό αντικείμενο, αλλά μπορεί να γίνει το κύριο μέρος ενός βιογραφικού. Γράψτε κυριολεκτικά με δύο προτάσεις γιατί θέλετε να γίνετε βοηθός ή γραμματέας ενός διευθυντή. Μπορεί να μοιάζει με αυτό: "Βλέπω τη δική μου επαγγελματική ανάπτυξη σε αυτή τη θέση, συσχετίζω τις ικανότητες και τις δυνάμεις μου με το αίτημα του αιτούντος, μπορώ να σημειώσω την ευθύνη, τη σκοπιμότητα και την ετοιμότητα για ανάπτυξη ως πλεονέκτημα".
• Επιπλέον πληροφορίες. Είσαι παντρεμένος, ξέρεις ξένη γλώσσα, έχεις δίπλωμα οδήγησης, ποια είναι τα χόμπι σου.

Ο τρόπος με τον οποίο παρουσιάζεται το έγγραφο οπτικά είναι επίσης σημαντικός. Οι πληροφορίες πρέπει να είναι δομημένες, ευανάγνωστες, φωτεινές, εκφραστικές και ταυτόχρονα να μην είναι «ωμή βία». Η χρήση πολλών χρωμάτων είναι ένα υπερβολικό εργαλείο για ένα βιογραφικό. Ταυτόχρονα, δεν είναι απαραίτητο να κάνετε το βιογραφικό σας ασπρόμαυρο: επιλέξτε ένα σκούρο μπλε σχέδιο: επισημάνετε τους τίτλους των παραγράφων με έντονα σκούρο μπλε. Βεβαιωθείτε ότι τα σημεία είναι σχετικά αναλογικά.

Προσπαθήστε να κάνετε όλο το κείμενο να χωράει σε μια σελίδα. Μην αφήνετε πλευρικά κενά: τοποθετήστε αντικείμενα το ένα απέναντι από το άλλο. Χρησιμοποιήστε λίστες.

Η σωστή συμπλήρωση των ενοτήτων σας καθορίζει ως άτομο που ξέρει πώς να ολοκληρώσει με ακρίβεια την εργασία. Αυτή είναι η πρώτη δοκιμή του μελλοντικού βοηθού. Ένα λεπτό, ουσιαστικό κείμενο, συνεπές στο ίδιο στυλ, ενημερωτικό και καλά παρουσιασμένο - αυτές είναι οι ιδιότητες της αυτο-παρουσίασης που είναι απαραίτητες για έναν βοηθό διευθυντή.

Όπως έχει ήδη σημειωθεί, για όσους τους αρέσει να μελετούν και να εφοδιάζονται με "κρούτες", δεν είναι καθόλου απαραίτητο να τα επισημάνετε όλα. Εάν αποφοιτήσατε από το κολέγιο με πτυχίο "Γραμματέας-Βοηθός" και, στη συνέχεια, ένα πανεπιστήμιο σε μια ειδικότητα, για παράδειγμα, "Ψυχολόγος", φροντίστε να αναφέρετε και τις δύο σπουδές σε αυτήν την παράγραφο. Πρέπει να γράψετε το όνομα του πανεπιστημίου, της σχολής, της ειδικότητας, των ετών σπουδών - κατά προτίμηση με αυτή τη σειρά. Μαθήματα, σεμινάρια, εκπαιδεύσεις, γράψτε μόνο εκείνα όπου λάβατε πιστοποιητικό ή πιστοποιητικό. Υποδείξτε τον εκπαιδευτικό οργανισμό που σας εξέδωσε το έγγραφο.

Εκτός από τη λίστα των οργανισμών στους οποίους έχετε ήδη εργαστεί, είναι λογικό να αναφέρετε τα καθήκοντα εργασίας που εκτελέσατε εκεί. Ένα παράδειγμα λίστας εργασιακών ευθυνών:

• διατήρηση της εισερχόμενης και εξερχόμενης τεκμηρίωσης·
• προετοιμασία εγγράφων για υπογραφή ·
• συντονισμός των προγραμμάτων εργασίας των εργαζομένων ·
• διοργάνωση ανακοινώσεων τύπου, συναντήσεων, εκδηλώσεων πρωτοκόλλου·
• τηλεφωνική διαβούλευση με πελάτες (αρχική διαβούλευση).
• διατήρηση των κοινωνικών δικτύων ως πλατφόρμες για τη διαφήμιση των υπηρεσιών της εταιρείας.

Γράψε μόνο αυτό που έκανες στην πραγματικότητα. Μην υπερβάλλετε τις δικές σας δυνατότητες. Δεν πρέπει να γράψετε τη λειτουργικότητα που κάνατε σε εθελοντική βάση, αλλά η οποία δεν σχετίζεται άμεσα με τη θέση σας. Για παράδειγμα, έχετε καλή γνώση ενός προγράμματος επεξεργασίας φωτογραφιών, ενός επεξεργαστή γραφικών και αναπτύσσετε τακτικά επαγγελματικές κάρτες και φυλλάδια για μια εταιρεία.

Εδώ περιγράφετε επαγγελματικές δεξιότητες για τις οποίες είστε σίγουροι. Η λίστα μπορεί να είναι η εξής:

• σίγουρος χρήστης υπολογιστή.
• κατοχή εξοπλισμού γραφείου (μεταφορά).
• εμπειρία με εμπιστευτικά δεδομένα·
• γνώση επιχειρηματικής εθιμοτυπίας, επαγγελματική αλληλογραφία.
• την ικανότητα εργασίας με μεγάλο όγκο πληροφοριών.
• ικανότητα εργασίας σε περιβάλλον πολλαπλών εργασιών·
• ικανός λόγος (προφορικός και γραπτός).
• γνώση διαχείρισης αρχείων·
• εμπειρία στη συλλογή τεκμηρίωσης αναφοράς·
• δεξιότητες χειρισμού αλληλογραφίας·
• εμπειρία στη διοργάνωση επιχειρηματικών συναντήσεων, διαπραγματεύσεων·
• δεξιότητες στη χρήση σχετικών μεθόδων συλλογής πληροφοριών και της επακόλουθης ανάλυσής τους·
• γνώση των βασικών της ψυχολογίας της επιχειρηματικότητας.

Δεν είναι απαραίτητο να γράψετε μόνο μια τόσο μεγάλη λίστα. Υποδείξτε 5-6 βασικές δεξιότητες, η κατοχή των οποίων δεν θα είναι υπερβολή. Χρησιμοποιήστε «ζωντανές» φράσεις για να περιγράψετε τις δεξιότητές σας: «η ικανότητα να κάνετε…», «να το κατέχετε αυτό», «γνώση αυτού».

Ο εργοδότης διαβάζει αυτό το σημείο ιδιαίτερα προσεκτικά. Τα επιτεύγματα περιλαμβάνουν επιτυχημένα έργα που επιβλέπατε προσωπικά και, φυσικά, προαγωγές, πιστοποιητικά, ευγνωμοσύνη. Ίσως κάποιες από τις πρωτοβουλίες που προτείνατε να έχουν εδραιωθεί στον ίδιο χώρο εργασίας.

Ακόμα κι αν σας φαίνεται ότι τα επιτεύγματα από το παρελθόν δεν ισχύουν για έναν νέο χώρο εργασίας, μπορούν να γίνουν πρόσθετοι δείκτες του επαγγελματικού σας πορτρέτου. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τις οργανωτικές δεξιότητες, οι οποίες είναι πολύτιμες για τον εκτελεστικό βοηθό.

Γράφω κυριολεκτικά 3-4 προτάσεις που προσθέτουν φωτεινότητα στο πορτρέτο σας. Για παράδειγμα, ένας υποψήφιος λατρεύει το τρέξιμο, συμμετέχει ετησίως σε μαραθώνιους. Αυτό μπορεί να υποδηλώνει τη συνέπεια, τις ιδιότητές σας με ισχυρή θέληση, τη δέσμευσή σας για έναν υγιεινό τρόπο ζωής. Εδώ μπορείτε επίσης να καθορίσετε την οικογενειακή σας κατάσταση, την παρουσία παιδιών, το δίπλωμα οδήγησης.

Αυτό είναι ένα επαγγελματικό έγγραφο που πρέπει να πληροί τις απαιτήσεις της επαγγελματικής αλληλογραφίας.

Πώς μοιάζει η δομή του εγγράφου.

• Χαιρετίσματα. Ένα απρόσωπο έγγραφο δεν προκαλεί αποδοχή, ένα προσωποποιημένο σε υποσυνείδητο επίπεδο προκαλεί έγκριση. Οι άτυπες εκκλήσεις θα πρέπει να αποφεύγονται. Γράψτε «Καλημέρα!», «Γεια!», Όλες οι άλλες κλήσεις δεν είναι τόσο επιτυχημένες.
• Κύριο μέρος. Υποδείξτε από ποια πηγή μάθατε για την εργασία. Αναφέρετε τη θέση για την οποία προτείνετε τον εαυτό σας. Εξηγήστε γιατί η θέση είναι ελκυστική για εσάς ως επαγγελματία. Με μια ή δύο φράσεις, περιγράψτε την εμπειρία σας που είναι σημαντική για αυτή τη δουλειά.
• Τελική φράση... Ευχαριστήστε το άτομο που διαβάζει την επιστολή για την προσοχή που έδειξε, σημειώστε την προθυμία να συναντηθείτε για να κανονίσετε μια συνέντευξη.
• Χωρίστρα... Αρκεί να γράψετε «Πιστώς, ονοματεπώνυμο».
• Στοιχεία επικοινωνίας. Και παρόλο που αυτές οι πληροφορίες βρίσκονται στο κείμενο του βιογραφικού, δεν θα ήταν άτοπο να τις αναφέρουμε εδώ.

Κάθε παράγραφος ξεκινά με μια νέα παράγραφο και δεν μπορεί να υπερβαίνει τις 3 προτάσεις. Η συνοδευτική επιστολή είναι ένα συνοπτικό έγγραφο διατριβής. Τα δυνατά του σημεία θα είναι η μοναδικότητα και η συνάφεια.

Ένα Δείγμα Εκτελεστικού Βιογραφικού Δείγμα για τη θέση του Executive Assistant θα σας βοηθήσει να γράψετε τη δική σας λευκή βίβλο.

Τσέρνοβα Γιούλια Ιγκόρεβνα

Κενή θέση: ΒΟΗΘΟΣ ΔΙΕΥΘΥΝΤΗ

Προσωπικά δεδομένα: τόπος διαμονής -…, ημερομηνία γέννησης, οικογενειακή κατάσταση. Μπορείτε επίσης να δηλώσετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας εδώ.

Εκπαίδευση: Παιδαγωγικό Πανεπιστήμιο Άπω Ανατολής. Σχολή - Ξένες γλώσσες. Ειδικότητα «Δάσκαλος Αγγλικών». 2008-2013 Μαθήματα: Ανώτερη Σχολή Οικονομικών και Υπηρεσιών, Μόσχα. Τίτλος μαθήματος «Γραμματέας – Γραμματέας», 2017

Προϋπηρεσία: από το 2017 έως το 2019 εργάστηκε ως γραμματέας της εταιρείας «Smart House», Μόσχα. Πριν από αυτό, από το 2013 έως το 2017, εργάστηκε ως γραμματέας του εκπαιδευτικού τμήματος του Παιδαγωγικού Κολλεγίου της Μόσχας.

Αρμοδιότητες:

• σχεδιασμός και συντονισμός του προγράμματος εργασίας του διευθυντή·
• οργάνωση συναντήσεων, συνεντεύξεων, διαπραγματεύσεων·
• έλεγχος εισερχόμενης και εξερχόμενης τεκμηρίωσης·
• τεχνική βοήθεια στον επικεφαλής·
• έγκαιρη μεταφορά εγγράφων στον επικεφαλής.
• επαγγελματική αλληλογραφία;
• συνεργαστείτε με το προσωπικό υποστήριξης·
• τήρηση ηλεκτρονικών καταλόγων εσωτερικής εταιρικής τεκμηρίωσης.

Βασικές δεξιότητες:

• υψηλό επίπεδο παιδείας (συμπεριλαμβανομένης της παιδείας υπολογιστών)·
• Γνώση αγγλικών άριστα, γερμανικά - πάνω από το μέσο όρο.
• γνώση της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας.

Επιτεύγματα: όχι περισσότερα από 3 (πιστοποιητικά, ευγνωμοσύνη, ανατεθειμένες κατηγορίες, επίβλεψη σύνθετων έργων).

Προσωπικές ιδιότητες: όχι περισσότερο από 5. Για παράδειγμα: οργάνωση, αυτοπεποίθηση, καλοσύνη, επινοητικότητα.

Επιπλέον πληροφορίες: Εμπειρία οδήγησης (κατηγορία Β) - 6 χρόνια.