Επαγγελματική εθιμοτυπία και ηθική

Η τρέχουσα επιχειρηματική πραγματικότητα είναι ότι μόνο το 15% των μεσαίων και μεγάλων επιχειρηματιών που επιδιώκουν να ενισχύσουν τη θέση τους στην αγορά πετυχαίνουν τον στόχο. Αυτός είναι ο λόγος που η συνάφεια της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας πολλαπλασιάζεται, καθώς η μη συμμόρφωση με τους κανόνες της, για διάφορους άλλους λόγους, συχνά οδηγεί σε ρήξη χρήσιμων επιχειρηματικών σχέσεων.

Σε μια ευρεία ερμηνεία, η ηθική είναι ένα σύνολο γενικών στάσεων που στοχεύουν στη ρύθμιση των κοινωνικών σχέσεων. Αντίστοιχα, η επιχειρηματική ηθική αντιμετωπίζει ζητήματα που σχετίζονται με την αποδεκτή διαδικασία και το στυλ αλληλεπίδρασης στον επιχειρηματικό τομέα.

Οι λεπτομέρειες των ηθικών πτυχών των επιχειρηματικών σχέσεων είναι η επιχειρηματική εθιμοτυπία, συμπεριλαμβανομένων, για παράδειγμα, της διαδικασίας διαπραγμάτευσης, των κανόνων εταιρικής συμπεριφοράς, των επιχειρηματικών παραδόσεων και τελετουργιών, των στοιχείων υποταγής, των τρόπων και των στυλ επικοινωνίας και γραφής, καθώς και ζητήματα ορθότητα στις συναλλαγές με συνεργάτες και συναδέλφους.

Η σημασία της ηθικής και της εθιμοτυπίας, ως αναπόσπαστο μέρος της, έγκειται στο γεγονός ότι το κανονιστικό πλαίσιο που έχει προκύψει ως αποτέλεσμα της μακροχρόνιας πρακτικής απλοποιεί σημαντικά την επικοινωνία, δημιουργώντας ένα κατανοητό και δημοσίως προσβάσιμο πλαίσιο στον επιχειρηματικό τομέα που επιτρέπει να πετύχετε σωστά τους στόχους και να εξοικονομήσετε σημαντικά χρόνο.

Με άλλα λόγια, μιλάμε για έναν ειδικό αλγόριθμο επίλυσης επιχειρηματικών προβλημάτων, ο οποίος επιτρέπει ορθολογικά και χωρίς συγκρούσεις να θέτει και να επιτυγχάνει με επιτυχία τους επιθυμητούς επιχειρηματικούς στόχους. Το επίπεδο επάρκειας σε αυτόν τον αλγόριθμο επιτρέπει σε κάποιον να βγάλει άμεσα συμπεράσματα σχετικά με τον βαθμό επαγγελματισμού ενός επιχειρηματικού εταίρου ή αντιπάλου σε μια επιχειρηματική διαμάχη.

Σε αυτό το πλαίσιο, είναι σημαντικό να τηρούνται οι ακόλουθες βασικές αρχές:

• ακρίβεια παντού και σε όλα.
• συμμόρφωση με την ασφάλεια των πληροφοριών·
• λογικός αλτρουισμός?
• ευνοϊκή εικόνα που αντιστοιχεί στο επιχειρηματικό περιβάλλον·
• Σωστή προφορική και γραπτή γλώσσα.
• τήρηση των κανόνων της κουλτούρας του επιχειρηματικού λόγου.

Οι τύποι της επιχειρηματικής αλληλογραφίας ποικίλλουν και, με έναν ορισμένο βαθμό συμβάσεως, μπορούν να χωριστούν σε δύο κύριους τύπους:

• διαπολιτειακός - μεταξύ κρατικών οργανισμών, ξένων αντιπροσωπειών και αξιωματούχων (διάφορες σημειώσεις, υπομνήματα και άλλες μορφές) - στοιχεία διπλωματικών σχέσεων.
• εμπορικός - επιστολές ημι-επίσημης κατάστασης που χρησιμοποιούνται στον τομέα των επιχειρηματικών σχέσεων μεταξύ ιδρυμάτων και οργανισμών.

Το στυλ σύνταξης μιας επιστολής υπηρεσίας, παρά τις γλωσσικές και ορισμένες παραδοσιακές διαφορές, έχει μια ορισμένη κοινή βάση και μια ομάδα κατευθυντήριων γραμμών που αναπτύχθηκαν από την καθιερωμένη πρακτική. Για παράδειγμα, μια σειρά από απαιτήσεις πρωτοκόλλου, που καθορίζονται από τη θέση της κατάταξης του αποστολέα και του παραλήπτη, βασίζονται στις αρχικές ρυθμίσεις αμοιβαίου σεβασμού και ορθότητας. Επομένως, ανεξάρτητα από τον τύπο του εγγράφου, δομικά, πρέπει απαραίτητα να περιέχει τα ακόλουθα στοιχεία:

• προσφυγή (επίσημη κατάσταση του παραλήπτη)·
• κομπλιμέντο (ευγενικό τέλος της επιστολής).
• υπογραφή;
• ημερομηνία (ημέρα, μήνας, έτος και τόπος σύνταξης του μηνύματος)·
• διεύθυνση αποστολέα (επώνυμο, κατάσταση θέσης εργασίας, διεύθυνση τοποθετούνται στο επάνω ή στο κάτω μέρος της 1ης σελίδας της επιστολής).

Επιπλέον, υπάρχουν ορισμένες διατάξεις που σχετίζονται άμεσα με τις επιστολές:

• Οι επαγγελματικές επιστολές αναγράφονται σε έντυπα ή φύλλα χαρτιού αποκλειστικά στην μπροστινή τους πλευρά.
• Οι σελίδες είναι αριθμημένες με αραβικούς αριθμούς.
• Τα μηνύματα είναι γεμάτα με έντυπο κείμενο.
• οι διαγραφές και οι διορθώσεις στο σώμα του εγγράφου είναι απαράδεκτες.
• το έγγραφο διπλώνεται με κείμενο προς τα μέσα.
• ο χρόνος αναμονής για απάντηση σε επιστολή δεν υπερβαίνει τις δέκα ημέρες.

Ένα επαγγελματικό μήνυμα θα πρέπει να έχει έντονο προσανατολισμό στόχο και να περιέχει μία ερώτηση και το όλο νόημα του κειμένου θα πρέπει να υπακούει πλήρως και πλήρως στο περιεχόμενό του, είτε πρόκειται για πρόταση συμφωνίας, είτε για εμπορικό αίτημα ή απλώς σχετικές πληροφορίες.

Η ταξινόμηση των επιχειρηματικών μηνυμάτων είναι ποικίλη και εξαρτάται από τον λειτουργικό και τον προσανατολισμό τους. Για παράδειγμα, τα γράμματα είναι:

• κοινοποίηση?
• μοιάζουν?
• προσκλήσεις?
• αναθεωρήσεις πληροφοριών·
• παραγγελίες?
• συνοδευτικά;
• άλλους τύπους.

Στην εμπορική αλληλογραφία, τα πιο χαρακτηριστικά:

• αιτήσεων;
• προτάσεις?
• παραγγελίες?
• καταγγελίες?
• εγγυητικές επιστολές.

Ως μία από τις μορφές επιχειρηματικής επικοινωνίας, με την αυστηρή έννοια του ορισμού, οι επιστολές χωρίζονται σε 2 τύπους - επιχειρηματικές και ιδιωτικές-επίσημες.

Οι επιχειρήσεις περιλαμβάνουν αλληλογραφία που κυκλοφορεί μεταξύ οργανισμών και ιδρυμάτων. Μια ιδιωτική-επίσημη επιστολή είναι ένα μήνυμα που αποστέλλεται σε ένα ίδρυμα από έναν ιδιώτη ή, αντίθετα, από ένα ίδρυμα - σε ένα ιδιώτη.

Υπάρχουν διάφοροι κανόνες για τη διεξαγωγή επιχειρηματικής αλληλογραφίας.

• Η επιστολή θα πρέπει να τονώνει την εμφάνιση επιχειρηματικού ενδιαφέροντος στον παραλήπτη, ξεκάθαρα και βάσει πειστικών αποδεικτικών στοιχείων, να καταδεικνύει τα οφέλη της εταιρικής σχέσης και την ασκοπιμότητα της διάρρηξης της εταιρικής σχέσης. Το κείμενο πρέπει να έχει κίνητρο, κίνητρο για συνεργασία.
• Τα υπερβολικά προσωπικά συναισθήματα σε μια επαγγελματική επιστολή δεν είναι ο καλύτερος τρόπος για να αποδείξετε την υπόθεσή σας και να επιλύσετε το ζήτημα.
• Για να αποφύγετε την υπερφόρτωση και το φράξιμο του κειμένου της επιστολής, θα πρέπει να αποφύγετε τυχόν εικονικές συγκρίσεις, μεταφορές, αλληγορίες και υπερβολές.
• Για μια σαφή και συνοπτική παρουσίαση του θέματος, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιείτε απλές προτάσεις, αποφεύγοντας τις ιδιαιτερότητες και τις υπερβολικές λεπτομέρειες. Η κύρια ιδέα του μηνύματος θα πρέπει να υποστηρίζεται από εξαιρετικά σχετικά επιχειρήματα, τα οποία συνήθως τοποθετούνται σε συνημμένα στο γράμμα (διαγράμματα, γραφήματα, ψηφιακά δεδομένα).
• Στο κείμενο, πρέπει να επισημαίνονται παράγραφοι, καθεμία από τις οποίες, αντιπροσωπεύοντας μια ανεξάρτητη σκέψη, ξεκινά από μια νέα γραμμή.

• Σε ένα επαγγελματικό γραπτό μήνυμα, δεν πρέπει να χρησιμοποιείτε περιγραφικά επίθετα, περιττές διευκρινίσεις και λεπτομέρειες. Στο τέλος της γραφής, συνιστάται να ελέγξετε το έγγραφο και να εξαλείψετε φράσεις που δεν φέρουν το πραγματικό σημασιολογικό περιεχόμενο.
• Ο αλφαβητισμός είναι βασικό στοιχείο του κειμένου. Η παρουσία ορθογραφικών και άλλων σφαλμάτων στο μήνυμα είναι απαράδεκτη.
• Το θέμα της επιστολής είναι υποχρεωτικό. Το θέμα στα έγγραφα θα πρέπει να αντικατοπτρίζεται συνοπτικά και συνοπτικά, αυτό εξοικονομεί χρόνο κατά την ανάγνωση και χαρακτηρίζει θετικά τον αποστολέα. Εάν η επιστολή αποστέλλεται με e-mail και περιέχει ιδιαίτερα σημαντικές πληροφορίες, θα πρέπει να της παρέχετε ειδική «σημαία» που διατίθεται στην ηλεκτρονική υπηρεσία.
• Καλή αναγνωσιμότητα του κειμένου παρέχεται από γραμματοσειρές Arial ή Times New Roman με μεσαίο μέγεθος γραμματοσειράς. Εάν είναι απαραίτητο, επιτρέπονται βασικές ιδέες με πλάγιους ή έντονους χαρακτήρες.

• Στο κείμενο, είναι χρήσιμο να χρησιμοποιούνται υπότιτλοι (3-4), οι οποίοι παρέχουν ευκολότερη κατανόηση του κειμένου που παρουσιάζεται.
• Οι απαριθμήσεις, οι λίστες και οι λίστες σχεδιάζονται καλύτερα χρησιμοποιώντας ειδικούς δείκτες.
• Ένα εταιρικό πρότυπο (διάγραμμα) είναι ένας εξαιρετικός δείκτης αποτελεσματικότητας και αντικειμενικότητας στην επιχειρηματική επικοινωνία. Είναι ιδιαίτερα κατάλληλο στην εταιρική πτυχή, καθώς σας επιτρέπει να ξεχωρίζετε με ευνοϊκό φως και να σεβαστείτε την απαιτούμενη τυπικότητα.

Η δομή ενός επιχειρηματικού μηνύματος είναι χαρακτηριστική. Παραδοσιακά περιέχει:

• εισαγωγή;
• το κύριο μέρος?
• συμπέρασμα.

Η εισαγωγή συνοψίζει τον σκοπό της επιστολής. Το κύριο μέρος περιγράφει την ουσία της ερώτησης. Συμπερασματικά, είναι επιθυμητό να συνοψίσουμε το περιεχόμενο του κύριου μέρους, για παράδειγμα, με τη μορφή συμπερασμάτων. Τα «υστερόγραφα» και τα διάφορα είδη υποσημειώσεων είναι ανεπιθύμητα.

Συμπερασματικά, φράσεις που μοιάζουν με χειρισμούς στη μορφή είναι ακατάλληλες, όπως: «Ελπίζω σε μια αμοιβαία επωφελή συνεργασία» κ.ο.κ. Είναι καλύτερο να πείτε αντίο σε μια επαγγελματική επιστολή με απλές φράσεις - "Ειλικρινά", "Με τις καλύτερες ευχές" και ούτω καθεξής.

Στο κάτω μέρος του μηνύματος υποδεικνύονται: πλήρες όνομα, κατάσταση εργασίας, όνομα εταιρείας και υπογραφή. Αναφέρονται επίσης τα τηλέφωνα επικοινωνίας.

Οι πίνακες και τα γραφήματα επισυνάπτονται ως ξεχωριστό αρχείο (πακέτο), υποδεικνύοντας αυτό στο τέλος της επιστολής. Εάν υπάρχει μια ομάδα συνημμένων, τότε δίνεται η λίστα με τα ονόματα τους.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συντομογραφίες και ειδικές συντομογραφίες μόνο εάν είστε σίγουροι ότι ο παραλήπτης θα τις καταλάβει σίγουρα.

Για να δοθεί στο κείμενο μεγαλύτερη λογική αυστηρότητα και συνέπεια στο επιχειρηματικό λεξιλόγιο, τα ακόλουθα μοτίβα ομιλίας χρησιμοποιούνται ως συνδετικά:

• γι 'αυτό το λόγο;
• με βάση τα παραπάνω?
• εξαιτίας αυτού;
• σύμφωνα με τα στοιχεία?
• Βασισμένο σε αυτό;
• Θεωρώντας;
• άλλα.

Στον εικονικό χώρο, η επιχειρηματική αλληλεπίδραση, η οποία αναπαριστά την επικοινωνία σε μικρογραφία, είναι συγκεκριμένη και όχι λιγότερο απαιτεί τήρηση των σχετικών κανόνων εθιμοτυπίας. Η ικανή εργασία με τη γραφή, σύμφωνα με την πρακτική, περιλαμβάνει την εφαρμογή των παρακάτω σημειώσεων σχετικά με τον όγκο, τα γλωσσικά πρότυπα, τη δομή και τη μορφή.

• Ο τύπος του θέματος πρέπει να αντιστοιχεί απόλυτα στο θέμα που αναφέρεται στο κείμενο. Αυτό σας επιτρέπει να συντονίσετε γρήγορα τον αναγνώστη στην επιθυμητή επιχειρηματική διάθεση.
• Ο βέλτιστος όγκος ενός εγγράφου που αποστέλλεται με e-mail χωράει σε "μία οθόνη", με τον μέγιστο όγκο κειμένου - ένα φύλλο σε μορφή Α4.
• Το βέλτιστο μέγεθος των συνημμένων δεν είναι μεγαλύτερο από 3 MB.
• Συνιστάται να "πακετάρετε" τα αποσταλμένα αρχεία σε τυπικά αρχεία κωδικοποίησης Zip ή Rar. Άλλοι συχνά μπλοκάρονται κατά τη μεταφορά.
• Οι υπερσύνδεσμοι πρέπει να είναι τυπικοί (μπλε, υπογραμμισμένοι παρακάτω).
• Η απάντηση στον παραλήπτη πρέπει να τοποθετείται στην κορυφή, στην αρχή της επιστολής και όχι στο κάτω μέρος. Αυτό εξοικονομεί τον συνεργάτη στυλό από περιττή και αναγκαστική κύλιση του προηγούμενου κειμένου.

• Είναι απαραίτητο να χρησιμοποιείτε τη γλώσσα του γράμματος που καταλαβαίνει ο σύντροφος όσο το δυνατόν περισσότερο. Το ζήτημα της καταλληλότητας χρήσης επαγγελματισμών, εσωτερικού εταιρικού λεξιλογίου, εκφράσεων αργκό και συντομογραφιών (ειδικά στην εξωτερική αλληλογραφία) στο μήνυμα αποφασίζεται χωριστά, ανάλογα με το πλαίσιο και τις ιδιότητες των συνεργατών αλληλογραφίας.
• Είναι σημαντικό να ενημερώσετε τον σύντροφό σας για τη λήψη του μηνύματός του - αυτό είναι ένα σημάδι καλών τρόπων και μέρος της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας που δείχνει σεβασμό προς αυτόν.
• Η απάντηση πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο άμεση. Εάν για κάποιο λόγο δεν είναι δυνατή η γρήγορη απάντηση, τότε ο συνεργάτης θα πρέπει να ειδοποιηθεί για την παραλαβή της επιστολής του και να αναφέρει την ώρα απάντησης. Μια ηθική και άνετη παύση πριν από την απάντηση είναι 48 ώρες μετά τη λήψη ενός μηνύματος. Μετά από αυτό το διάστημα, το άτομο συνήθως πιστεύει ότι το μήνυμα έχει χαθεί ή ότι αγνοείται. Η υπερβολική παύση στην αλληλογραφία συνδέεται συχνά με τον κίνδυνο απώλειας ενός συνεργάτη και ερμηνεύεται στις επιχειρήσεις ως παραβίαση των ηθικών προτύπων.
• Στο τέλος του μηνύματος, θα πρέπει να τοποθετήσετε τα στοιχεία επικοινωνίας που αναγράφονται σε όλα τα γράμματα χωρίς εξαίρεση, ανεξάρτητα από τη σειρά της αποστολής.
• Είναι σημαντικό να δίνετε ιδιαίτερη προσοχή σε θέματα απορρήτου κατά τη μεταφορά.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ηθική της επαγγελματικής αλληλογραφίας, δείτε το επόμενο βίντεο.