Οι λεπτές αποχρώσεις της επαγγελματικής επικοινωνίας μέσω τηλεφώνου

Η τέχνη της επιχειρηματικής επικοινωνίας είναι μια σημαντική πτυχή της διαπραγμάτευσης και δεν έχει χάσει τη σημασία της εδώ και πολλά χρόνια. Η ένταση των επιχειρηματικών επικοινωνιών μέσω τηλεφώνου αυξάνεται από χρόνο σε χρόνο. Και με την ανάπτυξη των κινητών επικοινωνιών, γίνεται ένας από τους κύριους τρόπους επικοινωνίας. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε τις περιπλοκές και τους κανόνες της επαγγελματικής επικοινωνίας για να εξασκήσετε τις δεξιότητες τηλεφωνικής συνομιλίας.

Το τηλέφωνο παίζει σημαντικό ρόλο στον σύγχρονο κόσμο, γιατί μας βοηθά να επικοινωνούμε με την οικογένεια, τους φίλους, τους συναδέλφους, τη διοίκηση και τους επιχειρηματικούς συνεργάτες.

Έτσι, κατά τη διάρκεια μιας συνομιλίας με έναν συγκεκριμένο κύκλο ανθρώπων, ένα άτομο εφαρμόζει την κατάλληλη μέθοδο επικοινωνίας και, για παράδειγμα, δεν θα κάνει ποτέ διάλογο με το αφεντικό του, όπως με έναν στενό φίλο. Σε αυτή την περίπτωση, εφαρμόζεται ένας πιο επίσημος τύπος επικοινωνίας.

Η επαγγελματική δεοντολογία θα πρέπει επίσης να χρησιμοποιείται από υπαλλήλους που διεξάγουν δημοσκοπήσεις, δέχονται κλήσεις από πελάτες ή πραγματοποιούν τηλεφωνικές συνομιλίες. Συχνά, οι επιτυχημένες τηλεφωνικές συνομιλίες γίνονται το κλειδί για καλές επιχειρηματικές σχέσεις. Και ακόμη και η εικόνα της εταιρείας μπορεί να εξαρτάται εξ ολοκλήρου από την ικανότητα των εργαζομένων να διεξάγουν ικανούς διαλόγους μέσω τηλεφώνου.

Στις μέρες μας, οι περισσότερες κλήσεις γίνονται μέσω φορητών συσκευών. Όταν χρησιμοποιείτε αυτό το εργαλείο επικοινωνίας, πρέπει να ακολουθείτε ορισμένους κανόνες.

• Πάντα να απενεργοποιείτε το τηλέφωνό σας ή να το ρυθμίζετε να δονείται σε μια επαγγελματική συνάντηση με έναν πελάτη, σε μια κινηματογραφική αίθουσα ή σε ένα σεμινάριο.
• Μια κινητή συσκευή είναι πιο ευαίσθητη στον ήχο από ένα σταθερό τηλέφωνο. Επομένως, σε μια κατάσταση όπου, όταν βρίσκεστε σε δημόσιο χώρο, είναι απαραίτητο να διεξάγετε μια προσωπική συνομιλία χωρίς εξωτερική παρέμβαση, μπορείτε απλά να μιλήσετε ήσυχα και ο συνομιλητής σίγουρα θα σας ακούσει.

• Μην βάζετε πολύ δυνατό κουδούνισμα στο τηλέφωνό σας. Μπορεί να τρομάξει τους άλλους.
• Προσπαθήστε να το κρατήσετε σύντομο. Παρουσία τρίτων, η συνομιλία δεν πρέπει να διαρκεί περισσότερο από 30 δευτερόλεπτα, διαφορετικά υπάρχει κίνδυνος να φανείτε αγενής μπροστά σε ένα άτομο. Εάν υπάρχουν βάσιμοι λόγοι για μια τηλεφωνική συνομιλία, για παράδειγμα, ασθένεια συγγενούς ή μεγάλη συναλλαγή, τότε οι παρόντες θα πρέπει να ειδοποιηθούν για την κατάσταση.
• Αποφύγετε τις τηλεφωνικές συνομιλίες κατά τη διάρκεια ενός επαγγελματικού γεύματος. Εάν υπάρχει επείγουσα ανάγκη να απαντήσετε στην κλήση, τότε θα πρέπει να αφήσετε το τραπέζι και να μιλήσετε σε ένα μέρος με λιγότερο κόσμο.

Η ηθική τηλεφωνική επικοινωνία είναι απαραίτητη για την αποτελεσματική λειτουργία μιας εταιρείας. Η κουλτούρα των τηλεφωνικών συνομιλιών είναι ένα ιδιαίτερο είδος επαγγελματικής επικοινωνίας. Η γνώση των κανόνων εθιμοτυπίας θα βοηθήσει στην ενίσχυση των επιχειρηματικών σχέσεων και στην αύξηση της κερδοφορίας του οργανισμού.

• Είναι απαραίτητο να χαιρετήσετε το άτομο με το οποίο έρχεται η τηλεφωνική συνομιλία. Οι πιο κατάλληλες φράσεις για αυτό είναι οι φράσεις που σχετίζονται με την ώρα της ημέρας ("Καλημέρα", "Καλημέρα" ή "Καλησπέρα").
• Κατά τη διάρκεια μιας τηλεφωνικής συνομιλίας υπηρεσίας, είναι σημαντικό να παρακολουθείτε τον δικό σας τονισμό. Για να μην αποξενώσετε τον συνομιλητή, πρέπει να μιλήσετε ευγενικά και ήρεμα, αποφεύγοντας περιττά συναισθήματα.

• Μετά το χαιρετισμό, συνιστάται να συστηθείτε και να δηλώσετε το όνομα, τον τίτλο και την οργάνωσή σας.
• Εάν καλέσετε ένα άτομο, τότε αξίζει πάντα να διευκρινίσετε εάν είναι βολικό γι 'αυτόν να μιλήσει αυτή τη στιγμή.
• Τα ηθικά πρότυπα απαιτούν να σηκώνετε το τηλέφωνο μετά το δεύτερο ή τρίτο κουδούνισμα.
• Κατά τη διάρκεια της συνομιλίας, μην καπνίζετε, μην τρώτε ή πίνετε.
• Εάν ο καλών ενδιαφέρεται για άλλον υπάλληλο του οργανισμού, τότε η συνομιλία πρέπει να ανακατευθυνθεί σε αυτόν ή να ενεργοποιήσει τη λειτουργία αναμονής.
• Σε μια κατάσταση όπου κάνατε λάθος αριθμό, πρέπει να ζητήσετε συγγνώμη από τον συνομιλητή και να πείτε αμέσως αντίο χωρίς να κάνετε περιττές ερωτήσεις.
• Ποτέ μην τηλεφωνείτε νωρίς το πρωί, κατά τη διάρκεια του μεσημεριανού σας διαλείμματος ή πριν το τέλος της ημέρας σας.
• Ο γραμματέας ή ο βοηθός μπορεί να κάνει ή να απαντά σε κλήσεις αντί του διευθυντή.

• Μπορείτε να καλέσετε τον προσωπικό αριθμό του συνεργάτη ή του πελάτη σας μόνο με την προϋπόθεση ότι ο ίδιος σας έδωσε τις επαφές του. Αλλά τα Σαββατοκύριακα και τις αργίες, τέτοιες κλήσεις απαγορεύονται.
• Υπάρχουν φορές που μια συνομιλία διακόπτεται λόγω κακής σύνδεσης. Σε αυτήν την περίπτωση, το άτομο που κάλεσε πρώτο θα πρέπει να καλέσει πίσω.
• Μην καθυστερείτε τη συζήτηση. Μια μακρά συζήτηση μπορεί να γίνει βαρετή και αγανακτισμένη. Εάν η επικοινωνία έχει καθυστερήσει και ο σκοπός της συνομιλίας δεν έχει επιτευχθεί, τότε μπορείτε να καλέσετε τον πελάτη πίσω την επόμενη μέρα ή να κανονίσετε μια προσωπική συνάντηση.
• Μετά το τέλος της συνομιλίας, συνιστάται να ευχαριστήσετε τον συνομιλητή και να τον αποχαιρετήσετε ευγενικά, έχοντας προηγουμένως ρωτήσει εάν έχει ερωτήσεις. Αυτή η απλή ενέργεια θα ολοκληρώσει τη συζήτηση και θα ενθαρρύνει περαιτέρω συνεργασία.

Θα πρέπει να προετοιμαστείτε προσεκτικά για μια τηλεφωνική συνομιλία και να εκτελέσετε μια σειρά από συγκεκριμένες ενέργειες. Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στα κύρια σημεία.

• Αξίζει να καλέσετε τον συνομιλητή μόνο αφού καταρτιστεί ένα σαφές σχέδιο συνομιλίας. Για να αποκλείσετε μικρές λεπτομέρειες, μπορείτε να κάνετε γραφικά ή σχηματικά σκίτσα.
• Καταγράψτε σημαντικές ερωτήσεις που πρέπει να θυμάστε να κάνετε καθώς διαπραγματεύεστε.
• Ετοιμάστε έγγραφα που μπορεί να χρειαστείτε στη διαδικασία επικοινωνίας (αλληλογραφία, αναφορές, συμβόλαια).

• Ενημερωθείτε εκ των προτέρων από τον συνομιλητή μια βολική χρονική περίοδο για να πραγματοποιήσετε μια κλήση.
• Για να καταγράψετε τις πληροφορίες που λάβατε, ετοιμάστε ένα σημειωματάριο ή ημερολόγιο.
• Μάθετε τη γενική λίστα των προσώπων που θα συμμετάσχουν στη συνομιλία για να τους απευθυνθείτε ονομαστικά και πατρώνυμο.
• Πριν καλέσετε τον αριθμό, προσπαθήστε να συντονιστείτε σε μια θετική διάθεση, τότε η συναισθηματική σας κατάσταση, φυσικά, θα πρέπει να προκαλέσει τη διάθεση του συνομιλητή.
• Όταν κάνετε μια τηλεφωνική συνομιλία, λάβετε υπόψη την ασφάλεια των επικοινωνιών στο γραφείο, επειδή πολύτιμες πληροφορίες μπορούν να πέσουν στα χέρια των ανταγωνιστών.

Υπάρχουν επίσης σημεία που πρέπει να εξαλειφθούν και να μην επιτραπούν στην επερχόμενη τηλεφωνική συνομιλία.

• Δεν χρειάζεται να συζητήσετε επαγγελματικά θέματα με ένα άγνωστο ή τυχαίο άτομο. Καλύτερα να κλείσετε ραντεβού αυτοπροσώπως.
• Δεν συνιστάται να ζητάτε απόφαση από ένα άτομο που δεν έχει την εξουσία να το κάνει ή πιστεύει διαφορετικά. Μπορεί να δώσει τη συγκατάθεσή του τηλεφωνικά, αν και θα είναι αντίθετος σε αυτή την απόφαση.
• Δεν πρέπει να φωνάζετε αιτήματα εάν δεν είστε σίγουροι ότι ο συνομιλητής συμφωνεί μαζί σας και θέλει να βοηθήσει.

Ο ρόλος του τηλεφώνου στην επαγγελματική επικοινωνία είναι διπλός. Πολύ συχνά αποσπά την προσοχή από επείγουσες εργασίες που εκτελούνται κατά τη διάρκεια της ημέρας, αλλά ταυτόχρονα επιταχύνει την επίλυση πολλών εργασιών. Γι' αυτό είναι απαραίτητο να μάθουμε τις αρχές των τηλεφωνικών συνομιλιών που συμβάλλουν στην αποτελεσματικότερη χρήση του.

Είναι πολύ σημαντικό να κυριαρχήσετε την τεχνική της επιχειρηματικής επικοινωνίας για τους υπαλλήλους, οι ιδιαιτερότητες της εργασίας των οποίων είναι σε τηλεφωνικές συνομιλίες με πιθανούς πελάτες. Πολλές εταιρείες προσπαθούν να έρθουν σε επαφή με τον καλούντα από τις πρώτες κιόλας λέξεις για να τον κάνουν πραγματικό πελάτη.

Οι εταιρείες ανταγωνίζονται χρησιμοποιώντας διαφορετικούς τρόπους για να προσελκύσουν πελάτες. Ένα σημαντικό στάδιο στην προώθηση των υπηρεσιών είναι οι πωλήσεις μέσω τηλεφώνου και ως εκ τούτου, οι διαχειριστές πρέπει να διεξάγουν σωστά και διακριτικά διαλόγους με τους πελάτες, διαφορετικά οι κερδοφόρες συμβάσεις θα πάνε στους ανταγωνιστές.

Οι παρακάτω συμβουλές μπορούν να σας βοηθήσουν να πετύχετε τις επαγγελματικές σας τηλεφωνικές κλήσεις.

• Συνιστάται να πραγματοποιείτε κλήσεις προς το άτομο που σας έχει παράσχει οποιαδήποτε χρήσιμη υπηρεσία. Τα λόγια ευγνωμοσύνης είναι πολύ σημαντικά για μελλοντική συνεργασία.
• Πάντα να χαμογελάτε όταν διεξάγετε μια συνομιλία. Το χαμόγελο και η αισιοδοξία σας σίγουρα θα γίνει αισθητή από τον συνδρομητή.
• Κατά τη διαδικασία της διαπραγμάτευσης, προσπαθήστε να προβλέψετε την πορεία της συνομιλίας του συνομιλητή.
• Μην χρησιμοποιείτε ποτέ βωμολοχίες ή καθομιλουμένη. Αυτό είναι αντίθετο με την κουλτούρα της επικοινωνίας.
• Χρησιμοποιήστε εκφράσεις και όρους που θα κατανοήσει ο καλών.
• Μην καλύπτετε το ακουστικό με το χέρι σας ενώ μιλάτε παράλληλα με κάποιον. Έτσι εκδηλώνεται ασέβεια προς τον συνομιλητή.
• Εξηγήστε τη θέση σας με σιγουριά και ακρίβεια, γιατί η ακρίβεια είναι η ευγένεια των βασιλιάδων.

• Είναι σημαντικό να διαπραγματευτείτε γρήγορα, απαντώντας σε ερωτήσεις που τίθενται χωρίς καθυστερήσεις ή μπερδεμένες προτάσεις. Μια παύση μπορεί να δικαιολογηθεί μόνο όταν ο ειδικός είναι απασχολημένος με την αναζήτηση της απαραίτητης τεκμηρίωσης για τις διαπραγματεύσεις. Εάν η παύση παραταθεί, τότε το άτομο έχει κάθε δικαίωμα να διακόψει την επικοινωνία.
• Σε στιγμές τηλεφωνικής, πραγματικής ή εικονικής επικοινωνίας, πρέπει να είστε εξαιρετικά ευγενικοί. Το να φωνάζεις και να μιλάς με δυνατή φωνή θεωρείται παραβίαση της ηθικής.
• Πείτε αντίο στον συνομιλητή σωστά, καθώς το επιδέξιο τέλος της συνομιλίας δεν είναι λιγότερο σημαντικό από το κύριο μέρος του διαλόγου. Μπορείτε να δώσετε στον συνομιλητή την ευκαιρία να κλείσει πρώτος το τηλέφωνο. Έτσι, θα τερματίσετε τη συζήτηση σε ένα φιλικό μήκος κύματος.

Φυσικά, πρέπει να έχετε καλή λεξικό για να επικοινωνείτε με επιτυχία στο τηλέφωνο.Για να κάνετε την ομιλία σας πιο εκφραστική και τη φωνή σας ευχάριστη, χρησιμοποιήστε τα μαθήματα στο παρακάτω βίντεο.