Συμβουλές για τη σύνταξη βιογραφικού γραμματέα

Ο γραμματέας της εταιρείας αναλαμβάνει το έργο της οργάνωσης των δραστηριοτήτων της εργατικής συλλογικότητας και, ειδικότερα, ο επικεφαλής της εταιρείας. Αυτός είναι βοηθός του επικεφαλής της εταιρείας, επομένως υπάρχουν μάλλον αυστηρές απαιτήσεις για τους υποψηφίους για αυτήν την κενή θέση. Ας σταθούμε αναλυτικότερα στα θέματα σύνταξης επιτυχημένου βιογραφικού για θέση γραμματέα.

Η εργασία οποιουδήποτε γραμματέα απαιτεί την ικανότητα γρήγορης εναλλαγής από τον ένα τύπο εργασιακής δραστηριότητας στον άλλο. Αυτό το άτομο εκτελεί ποικίλες εργασίες, αλλά όλες έχουν ως στόχο να βοηθήσει το πρώτο πρόσωπο της εταιρείας στη δουλειά του, καθώς και να εξοικονομήσει εργασία και προσωπικό χρόνο. Παραδοσιακά, οι λειτουργίες εργασίας αυτού του ειδικού περιλαμβάνουν εργασία γραφείου, εργασία με τηλέφωνο, μίνι αυτόματο τηλεφωνικό κέντρο και εξοπλισμό γραφείου, αναδιανομή κλήσεων, καθώς και την οργάνωση συναντήσεων, επαγγελματικών ταξιδιών και κάποιες άλλες εργασίες.

• Υπεύθυνος υποδοχής είναι υπεύθυνος για την αρχική υποδοχή πελατών και επισκεπτών, την τηλεφωνική επικοινωνία, τη λήψη φαξ, καθώς και την υποστήριξη υπηρεσιών για τις διαπραγματεύσεις του επικεφαλής.
• Οι εργασιακές ευθύνες του διαχειριστή περιλαμβάνει την οργάνωση της πιο αποτελεσματικής αλληλεπίδρασης των εργαζομένων της επιχείρησης, τη διατήρηση της τάξης στο χώρο του γραφείου, την εξυπηρέτηση του εξοπλισμού γραφείου, την παροχή στο γραφείο της εταιρείας με όλα τα απαραίτητα χαρτικά και οικιακά είδη.
• Τα καθήκοντα ενός προσωπικού βοηθού διευθυντή είναι ελαφρώς διαφορετικά. Αυτός ο ειδικός είναι πάντα ενήμερος για τα επερχόμενα γεγονότα.Στους ώμους του πέφτει ο προγραμματισμός των συναντήσεων εργασίας του αρχηγού, η εκπλήρωση των προσωπικών του αναθέσεων και πολλά άλλα καθήκοντα, που συνήθως διαπραγματεύονται σε κάθε περίπτωση ξεχωριστά.
• δικαστικός υπάλληλος συνήθως συνδέεται με έναν δικαστή - αυτός ο υπάλληλος συμμετέχει σε δικαστικές συνεδριάσεις και εκτελεί όλες τις απαραίτητες εργασίες τεκμηρίωσης. Ο δικαστικός γραμματέας ασχολείται με την αρχειοθέτηση εγγράφων, τη μεταφορά υλικών στο γραφείο, την τήρηση των πρακτικών της δικαστικής συνεδρίασης, καθώς και την αποστολή κλήτευσης. Οι απαιτήσεις για τη θέση αυτή είναι πολύ υψηλές: ο εργαζόμενος πρέπει να έχει ανώτερη νομική εκπαίδευση και επαγγελματική εμπειρία τουλάχιστον 2 ετών.
• γραμματέας Τύπου εποπτεύει τα θέματα παρουσίασης της επωνυμίας, αλληλεπιδρά με τα μέσα ενημέρωσης, συντάσσει μια επιλογή σχετικών ειδήσεων. Ο προσωπικός βοηθός δέχεται όλη την αλληλογραφία, προετοιμάζει όλα τα επαγγελματικά έγγραφα για το πρώτο πρόσωπο της εταιρείας, συλλέγει πληροφορίες με τον ένα ή τον άλλο τρόπο που σχετίζονται με τη λήψη σημαντικών αποφάσεων και επίσης εκτελεί εφάπαξ εντολές από τον επικεφαλής.

Κάθε βιογραφικό αποτελείται από πολλά μπλοκ. Ακολουθούν συστάσεις σχετικά με το τι πρέπει να υποδειχθεί σε καθένα από αυτά για τον μελλοντικό γραμματέα.

Σε εκτεταμένη έκδοση, η λίστα των εργασιακών καθηκόντων οποιουδήποτε γραμματέα έχει ως εξής:

• παραλαβή εισερχόμενων επιστολών και αιτήσεων, αναδιανομή τους, μεταφορά σε αρμόδια πρόσωπα.
• αποδοχή εγγράφων για υπογραφή από τον επικεφαλής·
• απάντηση σε εισερχόμενες τηλεφωνικές κλήσεις και προώθηση τους·
• οργάνωση επιχειρηματικών διαπραγματεύσεων για τον επικεφαλής·
• προετοιμασία προσφυγών, επιστολών και άλλων εγγράφων κατόπιν αιτήματος του αρχηγού ·
• προετοιμασία συνεδριάσεων και συναντήσεων εργασίας, συλλογή του απαραίτητου υλικού, ειδοποίηση όλων των συμμετεχόντων στην εκδήλωση για τον τόπο και τον χρόνο διεξαγωγής τους, οριστικοποίηση των πρακτικών των συνεδριάσεων.
• παροχή υπηρεσιών για τη διοργάνωση συνάντησης των προσκεκλημένων του επικεφαλής.
• έλεγχος της εκτέλεσης των εντολών της διοίκησης από τους υπαλλήλους της εταιρείας·
• προμήθεια της διοίκησης της εταιρείας με είδη γραφείου, εξοπλισμό γραφείου και άλλα μέσα που είναι απαραίτητα για την εργασία, συμβάλλοντας στην ομαλή εργασία του προσωπικού.
• υποδοχή επισκεπτών·
• διατήρηση του αρχείου της εταιρείας·
• οργάνωση επαγγελματικών ταξιδιών για το πρώτο πρόσωπο της εταιρείας: αγορά εισιτηρίων, καθώς και κράτηση δωματίων σε ξενοδοχεία.
• εκτέλεση άλλων εντολών.

Ένας επιτυχημένος υποψήφιος για τη θέση του γραμματέα πρέπει να έχει τις ακόλουθες δεξιότητες, οι οποίες μπορούν να αναγράφονται στο βιογραφικό:

• δουλειά γραφείου;
• διεξαγωγή τηλεφωνικών συνομιλιών·
• συνάντηση και αρχική διαβούλευση με πελάτες·
• διατήρηση της ζωής του γραφείου.
• επεξεργασία της αλληλογραφίας·
• διοργάνωση εκδηλώσεων και επαγγελματικών συναντήσεων·
• διαχείριση χρόνου του επικεφαλής?
• γνώση εξοπλισμού γραφείου και προγραμμάτων Η/Υ γραφείου.

Ποιες δεξιότητες έχουν προτεραιότητα εξαρτάται από το πεδίο δραστηριότητας της εταιρείας... Για παράδειγμα, εάν χρειάζεστε γραμματέα σε ένα ιατρικό κέντρο, τότε δύσκολα θα χρειαστείτε βαθιά γνώση της εργασίας γραφείου και της ροής εργασίας, είναι απίθανο να χρειαστείτε τη δυνατότητα σύνταξης εγγράφων για τη λήψη βίζας. Αυτή η θέση απαιτεί ικανότητα επικοινωνίας με πελάτες, γνώση των βασικών στοιχείων της ιατρικής επιστήμης, ικανότητα επικοινωνίας στο τηλέφωνο σε μεγάλους όγκους.

Τα επαγγελματικά επιτεύγματα είναι σημαντικά για κάθε εργοδότη, μεταξύ των πιο σημαντικών είναι συνήθως τα ακόλουθα σημεία:

• βελτιστοποίηση της ροής εργασιών της εταιρείας.
• δημιουργία βέλτιστου κλίματος εργασίας στο γραφείο.
• οργάνωση ενός συστήματος αλληλεπίδρασης μεταξύ των τμημάτων·
• Υποστήριξη ταξιδιού.
• συντονισμός των δραστηριοτήτων των υπηρεσιών ταχυμεταφορών και καθαρισμού.

Ένας ικανός γραμματέας πρέπει να έχει τόσο σημαντικά προσόντα όπως:

• άνοιγμα στην επικοινωνία·
• υπευθυνότητα και εστίαση στα αποτελέσματα·
• ενεργή θέση ζωής?
• ικανότητα εκτέλεσης καθηκόντων σε περιβάλλον πολλαπλών εργασιών·
• τη δυνατότητα γρήγορης εναλλαγής από τη μια δραστηριότητα στην άλλη.
• έλλειψη κακών συνηθειών.
• ανοχή στρες?
• ακρίβεια και σχολαστικότητα·
• την επιθυμία να φέρουμε στο τέλος αυτό που έχει ξεκινήσει.
• ευπρέπεια;
• την ικανότητα εργασίας με προσωπικές πληροφορίες·
• Σωστή προφορική και γραπτή γλώσσα.
• καλή γνώση της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας·
• ικανότητα δράσης σε ομάδα.

Εάν έχετε ήδη εργαστεί ως γραμματέας, τότε δεν θα σας είναι δύσκολο να περιγράψετε την εργασιακή σας εμπειρία. Θα είναι πολύ πιο δύσκολο για όσους αιτούντες αναζητούν για πρώτη φορά εργασία σε αυτή την ειδικότητα. Ωστόσο, η έλλειψη εμπειρίας δεν είναι λόγος να εκνευρίζεστε, μπορείτε πάντα να επισημάνετε τις βασικές δεξιότητες που κατέχετε.

Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε:

• άριστη γνώση αγγλικών και ισπανικών·
• κατοχή όλων των βασικών προγραμμάτων γραφείου.
• Γνώση εξοπλισμού γραφείου?
• Πληκτρολόγηση με 10 δάχτυλα (300 χαρακτήρες ανά λεπτό).

Για να πληροίτε τις προϋποθέσεις για τη θέση του βοηθού γραμματέα σε μια αξιόπιστη εταιρεία, πρέπει να έχετε ανώτερη εκπαίδευση. Ωστόσο, η αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων απαιτεί συχνά επιπλέον μαθήματα και εκπαιδεύσεις σε εργασίες γραφείου, αρχειοθέτηση, καθώς και εκπαίδευση στην εργασία με εξοπλισμό γραφείου... Σε μικρότερα γραφεία, οι γραμματείς συχνά εκτελούν καθήκοντα συνεργάτη δικηγόρου ή τηρούν λογιστικά αρχεία. Σε αυτή την περίπτωση, αντίστοιχα, θα χρειαστείτε νομική ή οικονομική εκπαίδευση.

Ας σταθούμε λίγο περισσότερο στο τι δεν χρειάζεται να αναγράφεται στο βιογραφικό.

• Χόμπι και χόμπι... Δεν είναι απαραίτητο να περιγράψετε λεπτομερώς πώς σας αρέσει να καλλιεργείτε λουλούδια / να πλέκετε / να κεντάτε σε περίπτωση που η μελλοντική σας δραστηριότητα δεν έχει καμία σχέση με αυτό.
• Όλη η διαθέσιμη εργασιακή εμπειρία. Πολλοί άνθρωποι ξεκινούν την καριέρα τους με θέσεις όπως πωλητής, θυρωρός ή καθαριστής. Εάν εργάζεστε για περισσότερα από 10 χρόνια, θα είναι αρκετά αρκετό να μείνετε σε 2-3 θέσεις σε παρόμοια ειδικότητα.
• Η γραμματέας πρέπει να έχει ευχάριστη εμφάνιση, επομένως καλό είναι να επισυνάψετε μια φωτογραφία στο βιογραφικό. Ωστόσο, δεν επιτρέπονται σεξουαλικοί τόνοι εδώ - περιοριστείτε σε μια αυστηρή φωτογραφία ταυτότητας. Οι εικόνες με μαγιό ή σε εστιατόριο ενδέχεται να αναπαραχθούν εσφαλμένα.

Μια συνοδευτική επιστολή είναι προαιρετική, αλλά παρόλα αυτά θα κάνει καλή εντύπωση σε έναν πιθανό εργοδότη. Δεν αξίζει να επαναλάβετε σε αυτό όλα όσα γράφονται στο ίδιο το βιογραφικό. Εδώ πρέπει να δηλώσετε το ενδιαφέρον σας για την κενή θέση και να τονίσετε εν συντομία την παρουσία βασικών δεξιοτήτων και ικανοτήτωνγια να σας βοηθήσει να εκπληρώσετε τα επαγγελματικά σας καθήκοντα.

Στο τέλος της επιστολής, σας ευχαριστώ για το ενδιαφέρον σας και εκφράστε την ειλικρινή σας ελπίδα για απάντηση.

Εν κατακλείδι, παρουσιάζουμε ένα έτοιμο πρότυπο βιογραφικού για τη θέση του γραμματέα.

Ιβάνοβα Όλγα Ιβάνοβνα

και τα λοιπά .: 10.01.1985

τόπος κατοικίας: Ροστόφ

όχλος. τηλέφωνο: +7 (***) **-**-***

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ: ***@***. **

στόχος: τη θέση του προσωπικού γραμματέα του επικεφαλής

Εκπαίδευση

Οικονομικό Ινστιτούτο Ροστόφ

κοινωνικοοικονομική σχολή

Π.Χ. «Επαγγελματική Εκπαίδευση», σεμινάριο «Βασικές γραμματειακές υποθέσεις»

προϋπηρεσία

01.2013 - σήμερα JSC "Trading House"

θέση: γραμματέας

αρμοδιότητες:

• προγραμματισμός του προγράμματος εργασίας του διευθυντή·
• δουλειά γραφείου;
• διατηρώντας την αδιάκοπη ζωή του γραφείου.

09.2008 - 12.2012 OJSC "Medcenter Plus"

θέση: ρεσεψιονίστ

αρμοδιότητες:

• λήψη και αναδιανομή τηλεφωνικών κλήσεων·
• εργασία με αλληλογραφία·
• συνάντηση επισκεπτών·
• αρχική διαβούλευση με τους πελάτες.

Δεξιότητες:

• εμπειρία σε εργασία γραφείου?
• Γνώση προγραμμάτων ηλεκτρονικών υπολογιστών γραφείου.
• γραμματικά σωστή ομιλία?
• γνωριμία με τον εξοπλισμό γραφείου.