Διαχείριση Χρόνου: Ορισμός, Τεχνικές και Μάθηση

Δεν είναι καθόλου απαραίτητο να έχετε μια χρονομηχανή για να διαχειριστείτε σωστά τον χρόνο σας, αλλά αξίζει να γνωρίσετε τους κανόνες για την κατανομή των δυνάμεων ανά δευτερόλεπτα. Ειδικά για εκείνους που οι λέξεις «ο χρόνος είναι χρήμα» δεν είναι κενή φράση, αλλά σύνθημα ζωής. Εάν είστε ένας από αυτούς, τότε είναι ζωτικής σημασίας για εσάς να κατακτήσετε τουλάχιστον βασικές δεξιότητες διαχείρισης χρόνου.

Η διαχείριση χρόνου κυριολεκτικά μεταφρασμένη από τα αγγλικά είναι "διαχείριση χρόνου". Αυτό δεν σημαίνει ότι, έχοντας κατακτήσει μια τέτοια τέχνη, θα μπορείτε να μετακινηθείτε στο παρελθόν ή στο μέλλον. Η κύρια λειτουργία της διαχείρισης χρόνου είναι να κάνει κάθε λεπτό της ζωής σας αποτελεσματικό. Και δεν αφορά μόνο τη δουλειά, είναι ένα ολόκληρο σύστημα που αθροίζει τα πολλά στοιχεία της ζωής μας. Με απλά λόγια, η διαχείριση χρόνου καθορίζει το πρόγραμμά μας για την ημέρα, την εβδομάδα, το μήνα ή και το έτος.

Μην νομίζετε ότι αυτός ο ορισμός και η έννοια χρησιμοποιείται μόνο στις επιχειρήσεις. Οι νοικοκυρές επίσης συχνά δεν έχουν αρκετό χρόνο για να ολοκληρώσουν όλες τις δουλειές του σπιτιού. Και συχνά αυτό δεν συμβαίνει καθόλου γιατί δεν έχουν αρκετή δύναμη, απλά δεν κατανέμουν σωστά χρόνο και προσπάθεια.

Πρώτα απ 'όλα, η διαχείριση χρόνου χρησιμοποιείται για την αύξηση της προσωπικής αποτελεσματικότητας κάθε μεμονωμένου εργαζομένου στο χώρο εργασίας του και, ως εκ τούτου, για την αύξηση της παραγωγικότητας ολόκληρου του οργανισμού, είτε πρόκειται για εργοστάσιο εργαλειομηχανών υψηλής τεχνολογίας είτε για σαλόνι ομορφιάς. Για να επιλέξετε τον σωστό τύπο διαχείρισης χρόνου που θα χρησιμοποιηθεί από αυτό ή εκείνο το άτομο, πρέπει πρώτα να μελετήσετε όχι μόνο τους προσωπικούς του στόχους και στόχους, αλλά και τις προσωπικές του ιδιότητες, το τετράγωνο των στόχων και ακόμη και τους βιορυθμούς.

Εάν υπολογίσετε σωστά όλους τους ανθρώπινους πόρους, τότε οποιοσδήποτε, ακόμη και ο πιο απασχολημένος και περιζήτητος ειδικός θα έχει πάντα αρκετό χρόνο τόσο για εργασία όσο και για ξεκούραση.

Οι βασικές αρχές της εργασίας διαχείρισης χρόνου είναι να κατανέμετε σωστά το φορτίο στον εαυτό σας και στον χρόνο. Είναι απαραίτητο να επισημάνετε τα κύρια καθήκοντα και να απαλλαγείτε από τους "χρονοφάγους". Μεταξύ των απορροφητών του είναι η επικοινωνία στο Διαδίκτυο ή στο γραφείο που δεν σημαίνει τίποτα για εσάς, η παρακολούθηση περιττών ειδήσεων ή διαφημιστικών αποστολών που έρχονται στην αλληλογραφία σας ή με τη μορφή SMS, πολλά διαλείμματα καπνού ή διακοπές για τσάι κ.λπ.

Πριν φτιάξετε σωστά το πρόγραμμά σας, πρέπει να βάλετε προτεραιότητες. Ο συγγραφέας μιας από τις πιο διάσημες και αποτελεσματικές μεθόδους για αυτό είναι ο 34ος Πρόεδρος των Ηνωμένων Πολιτειών της Αμερικής, Dwight D. Eisenhower. Η ουσία είναι η εξής. Χωρίστε όλες τις προγραμματισμένες δραστηριότητες σε 4 μέρη:

• επείγουσα και σημαντική?
• επείγον αλλά όχι σημαντικό.
• σημαντικό αλλά όχι επείγον.
• όχι επείγον και ασήμαντο.

Αρχικά, ας διαχωρίσουμε το σιτάρι από την ήρα και ας επιλέξουμε αυτό που πραγματικά χρειαζόμαστε. Πρέπει πραγματικά να πάτε αύριο στο κατάστημα με μια φίλη για να τη βοηθήσετε να επιλέξει ένα δώρο γενεθλίων για τη μαμά της; Ίσως μπορεί να ανταπεξέλθει ήρεμα σε αυτήν την αποστολή μόνη της; Θα αφιερώσετε αυτόν τον χρόνο σε κάτι που πραγματικά αξίζει τον κόπο σας. ΕΝΑ Θυμηθείτε πόσες ώρες αφιερώσατε σε άσκοπες συνομιλίες με τον ίδιο φίλο στο τηλέφωνο και τώρα φανταστείτε πόσα θα μπορούσατε να είχατε κάνει αυτό το διάστημα.

Πόσες ώρες την ημέρα αφιερώνετε κοιτάζοντας φωτογραφίες ατόμων που γνωρίζετε στα κοινωνικά δίκτυα; Αλλά αυτός δεν είναι μόνο ο πολύτιμος χρόνος σας, αλλά και συναισθήματα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν πολύ πιο αποτελεσματικά. Το ίδιο ισχύει και για το «κάθισμα» παίζοντας παιχνίδια πασιέντζας και άλλη «συναρπαστική» ψυχαγωγία.

Είναι αδύνατο να αντιληφθείς την απεραντοσύνη και για να μην σε πιάνει κατάθλιψη για το ότι πάντα δεν κάνεις τίποτα, μην σηκώσεις τον πήχη αρχικά. Συμπεριλάβετε στο πλάνο ακριβώς όσο είναι ρεαλιστικό να εφαρμόσετε και αφήστε πάντα λίγο χρόνο στο αποθεματικό, ώστε όταν αντιμετωπίζετε απροσδόκητα εμπόδια ή επείγοντα προβλήματα, να έχετε χρόνο να αντεπεξέλθετε και στα δύο.

Πριν ξεκινήσετε μια συγκεκριμένη εργασία, αποφασίστε για τον στόχο που επιδιώκετε. Γιατί πρέπει να σκουπίσετε την επιφάνεια εργασίας σας για πέμπτη φορά μέσα σε μια εβδομάδα; Είστε υποστηρικτής της τέλειας καθαριότητας; Είναι αλήθεια αυτό ή απλά θέλετε να αποσπάσετε την προσοχή σας από τις επιχειρήσεις με ένα υγρό πανί; Γιατί πήγατε να ρίξετε τσάι για δέκατη φορά μέσα σε μια μέρα, θέλατε πραγματικά να το πιείτε ή αυτό αποσπάστηκε από τις κύριες εργασίες σας;

Μια άλλη απόχρωση που πρέπει να ληφθεί υπόψη για να επιτευχθεί εγκαίρως ο στόχος είναι να μην τον υπερεκτιμήσετε. Καταλάβετε γιατί αναλαμβάνετε ένα μεγάλο έργο. Τι θέλετε να πετύχετε - χρήματα, φήμη, τιμή από συναδέλφους ή προαγωγή. Μόνο αν κατανοήσετε ποιος είναι ο αληθινός στόχος, μπορείτε να παρακινήσετε πλήρως τον εαυτό σας και να ασχοληθείτε με τη δουλειά χωρίς να σας αποσπούν ξένα πράγματα.

Χρησιμοποιήστε κάθε νίκη ως καύσιμο για το περαιτέρω ταξίδι σας. Δώστε στον εαυτό σας «βαθμούς» ή κρεμάστε «μετάλλια». Εάν κλείσατε ένα έργο εγκαίρως ή το κάνατε νωρίτερα, μην αναλάβετε αμέσως το επόμενο, απολαύστε τη στιγμή «τελειώματος», θυμηθείτε αυτά τα συναισθήματα και μόνο τότε προχωρήστε. Θυμηθείτε να επιβραβεύσετε τον εαυτό σας για μια καλή δουλειά.

Μην πιάνεις τα πάντα. Δεν έχεις δέκα χέρια και έχεις μόνο ένα κεφάλι. Αντιμετωπίζοντας πολλά πράγματα ταυτόχρονα, κινδυνεύεις να μην ολοκληρώσεις κανένα από αυτά, τουλάχιστον δεν θα μπορείς να το κάνεις ποιοτικά. Είναι σαν να μαθαίνεις ένα ποίημα και να λύνεις ένα πρόβλημα φυσικής ταυτόχρονα. Αυτό, βλέπετε, δεν είναι ρεαλιστικό. Το ίδιο είναι και στη δουλειά.

Και εδώ στο νοικοκυριό, για εξοικονόμηση χρόνου και προσπάθειας, κάποια πράγματα μπορούν να συνδυαστούν. Εξάλλου, ενώ οι πατάτες βράζουν ή τα αυγά για σαλάτα κρυώνουν, είναι πολύ πιθανό να σκουπίσετε τη σκόνη από το περβάζι ή να σκουπίσετε με ηλεκτρική σκούπα το πάτωμα στην κουζίνα, για παράδειγμα.

Μην αφήνετε την επιχείρησή σας να πάρει τον δρόμο της. Κάντε ένα καθημερινό πρόγραμμα εργασίας. Στην ιδανική περίπτωση, αυτό θα πρέπει να γίνει το προηγούμενο βράδυ. Όταν προγραμματίζετε την επόμενη μέρα, μην ξεχνάτε ότι μια κατάσταση ανωτέρας βίας μπορεί να προκύψει ανά πάσα στιγμή. Θα χρειαστεί να πάρετε τη μαμά σας στο νοσοκομείο ή να πάρετε το παιδί σας από το σχολείο νωρίς. Πάντα να αφήνετε στον εαυτό σας χρόνο για αυτά τα "ενδεχόμενα". Εάν δεν το χρειάζεστε για αυτές τις ανάγκες, ξοδέψτε το σε πρόσθετες δραστηριότητες.

Ένα άλλο σημαντικό σημείο. Φροντίστε να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να ξεκουραστείτε. Τα διαλείμματα είναι απαραίτητα. Παύσεις για εύκολες ασκήσεις, μεσημεριανό διάλειμμα, ακόμη και ένα τηλεφώνημα στο παιδί θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνονται στο πρόγραμμά σας.

Επιπλέον, πρέπει να το συνθέσετε, λαμβάνοντας υπόψη τους δικούς τους βιορυθμούς... Αν είστε πρωινός άνθρωπος, τότε βάλτε τις πιο δύσκολες εργασίες στην αρχή της ημέρας και αφήστε το δεύτερο μισό για δραστηριότητες που απαιτούν τη μικρότερη σωματική, πνευματική και ηθική προσπάθεια. Εάν είστε «κουκουβάγια», και το κεφάλι σας αρχίζει να δουλεύει μόνο πιο κοντά στο μεσημεριανό γεύμα, τότε το πρωί κάντε τις πιο απλές εργασίες, πάρτε σημαντικές αποφάσεις όταν το σώμα σας γεμίσει με ζωτική ενέργεια.

Η λέξη «επένδυση» σημαίνει τις περισσότερες φορές χρηματοοικονομικές επενδύσεις. Θα επενδύσεις σε κάτι που δεν θα σου φέρει ποτέ εισόδημα; Κανείς δεν θα δώσει ρούβλι στο εργοστάσιο, το οποίο καταστράφηκε χθες, γιατί πρόκειται για νεκρή επένδυση. Το ίδιο συμβαίνει και με τον χρόνο. Σταμάτα να το βάζεις εκεί που πετάει έξω σαν σωλήνας. Ένα άλλο talk show με ενδιαφέρον θέμα έχει ξεκινήσει στην τηλεόραση, κλείστε την οθόνη επειγόντως. Αναρωτηθείτε γιατί χρειάζεστε αυτές τις πληροφορίες; Μόλις? Γιατί λοιπόν να σπαταλάτε τον πολύτιμο χρόνο σας σε αυτό;

Τηλεφώνησε μια φίλη και για άλλη μια φορά άρχισε να μιλάει για τον ηλίθιο σύζυγό της; Τερματίστε τη συζήτηση γρήγορα και συμβουλέψτε τον φίλο σας να επικοινωνήσει με έναν ψυχολόγο ή να εγγραφεί σε έναν ιστότοπο γνωριμιών.

Εάν ακολουθείτε όλους τους παραπάνω κανόνες και εξακολουθείτε να μην έχετε αρκετό χρόνο, δοκιμάστε μία από τις τεχνικές που έχουν αναπτυχθεί κατά καιρούς τόσο από ειδικούς διαχείρισης χρόνου όσο και από «τυχαίους» ανθρώπους. Μία από τις πιο διαδεδομένες μεθόδους σε όλο τον κόσμο είναι η τεχνική «Ντομάτα». Εφευρέθηκε από έναν απλό Ιταλό μαθητή που δεν είχε ποτέ χρόνο να προετοιμαστεί για εξετάσεις.

Μια μέρα αποφάσισε να πάρει τον έλεγχο του εαυτού του και του χρόνου του. Για να το κάνω αυτό, χρησιμοποίησα το πιο κοινό εργαλείο κουζίνας - ένα χρονόμετρο με τη μορφή ντομάτας (εξ ου και το όνομα μιας απλής τεχνολογίας). Ξεκίνησε το χρονόμετρο για 25 λεπτά και σε αυτό το διάστημα ασχολήθηκε μόνο με τις σπουδές του. Φανταστείτε την έκπληξή του, γιατί κυριολεκτικά αμέσως είχε αρκετό χρόνο για προετοιμασία. Προσπάθησε να κάνεις το ίδιο.

Ξεκινήστε ένα χρονόμετρο (ξυπνητήρι) για μια συγκεκριμένη ώρα, κατά τη διάρκεια της οποίας εκτελέστε μόνο μία συγκεκριμένη εργασία. Ούτε ένα τηλεφώνημα, ούτε μια ειδοποίηση νέας επιστολής μέσω e-mail, ούτε οτιδήποτε άλλο θα πρέπει να σας αποσπάσει από αυτήν την εργασία. Πολύ σύντομα θα νιώσετε ότι προχωράτε προς τον στόχο σας πολύ πιο γρήγορα από πριν.

Νιώστε σαν τυροκόμος χρησιμοποιώντας μια άλλη δημοφιλή μέθοδο διαχείρισης χρόνου που ονομάζεται Swiss Cheese. Χρησιμοποιείται σε περίπτωση που δεν μπορούν να αρχίσουν να υλοποιούν ένα μεγάλο έργο με οποιονδήποτε τρόπο. Σε αυτήν την περίπτωση, προτείνεται να παρουσιαστεί αυτό ακριβώς το έργο με τη μορφή ενός τετράγωνου τεμαχίου τυριού και να αρχίσουμε να φτιάχνουμε ελβετικό τυρί από αυτό με πολλές μεγάλες τρύπες. Κάθε τρύπα είναι μια συγκεκριμένη εργασία που πρέπει να ολοκληρωθεί για να βγει το τελικό αποτέλεσμα.

Αν δεν ξέρετε από ποιο τέλος να ξεκινήσετε, δοκιμάστε την πρώτη «τρύπα» που θα συναντήσετε τυχαία. Κάντε ελάχιστη προσπάθεια και τότε όλα θα πάνε σαν ρολόι. Η μόνη προϋπόθεση είναι να μην εγκαταλείψετε αυτό που ξεκινήσατε. Αφήστε αυτό που έγινε να φαίνεται να είναι ένα πολύ μικρό μέρος αυτού που σχεδιάστηκε, αλλά προχωρήστε σε οποιοδήποτε στάδιο, μόνο έχοντας καθορίσει ακριβώς ότι θα το αντιμετωπίσετε "σε μία συνεδρίαση". Διαφορετικά, αντί για πολλές τρύπες στο τυρί σας, θα έχετε μια μεγάλη τρύπα, παρόμοια με μια άβυσσο, στην οποία θα πέσει και χρόνος και ενέργεια.

Ακολουθήστε αυστηρά τον κανόνα της προθεσμίας. Ο όρος μας ήρθε από την Αμερική. Κυριολεκτικά μεταφράζεται, σημαίνει «τελική γραμμή». Πιστεύεται ότι αρχικά αυτό ήταν το όνομα της γραμμής στη φυλακή, από την οποία ο κρατούμενος σκοτώθηκε αμέσως. Σε μέρη όχι τόσο απομακρυσμένα, τέτοιες μέθοδοι δεν έχουν χρησιμοποιηθεί για μεγάλο χρονικό διάστημα, αλλά στο επιχειρηματικό περιβάλλον έχει γίνει πολύ διαδεδομένο. Στον σύγχρονο κόσμο, μια προθεσμία είναι μια γραμμή στο χρόνο που δεν μπορεί να ξεπεραστεί με κανέναν τρόπο.

Αυτή η τεχνολογία είναι ιδιαίτερα δημοφιλής σε όσους εργάζονται εξ αποστάσεως. Δεν υπάρχει κανένας να τους «χωρέσει», οπότε πρέπει να βάλετε ένα πλαίσιο για τον εαυτό σας. Χρησιμοποιείται επίσης συχνά για άτομα σε δημιουργικά επαγγέλματα - δημοσιογράφους ή δημιουργούς διαφημίσεων. Ωστόσο, η προθεσμία έχει επίσης ένα ενδιάμεσο στάδιο - την κόκκινη γραμμή (μεταφράζεται ως "κόκκινη γραμμή"). Αυτή είναι η περίοδος που πρέπει να παραδώσετε την πρόχειρη εργασία - ο υπόλοιπος χρόνος χρειάζεται για τη διόρθωση σφαλμάτων, αναθεωρήσεων και τροποποιήσεων που μπορεί να κάνει ο πελάτης.

Μερικές φορές απλά δεν μπορούμε να αναλάβουμε το καθήκον μόνο και μόνο επειδή μας φαίνεται συντριπτικό, όπως ένας ελέφαντας. Για να διευκολύνετε τον εαυτό σας, χωρίστε τον μεγάλο όγκο σε μικρά κομμάτια. Ξεκινήστε από μικρό.

Για παράδειγμα, πρέπει να κάνετε γενικό καθαρισμό εξοχικής κατοικίας ή να το ανακαινίσετε. Και τα δύο ακούγονται απειλητικά. Και αν σπάσεις τη διαδικασία σε μικρά βήματα; Φτιάξτε έναν πίνακα όπου η επισκευή θα είναι στην κορυφή (γενικός καθαρισμός) και στη συνέχεια τα επιμέρους στοιχεία: παράθυρα, πόρτες, δάπεδα, έπιπλα κ.λπ. Συμφωνώ, με αυτόν τον τρόπο η δουλειά δεν φαίνεται πλέον πολύ δύσκολη. Επομένως, μην κάνετε έναν ελέφαντα από μια μύγα.

Θεία μέθοδος «Καίρος». Οι αρχαίοι Έλληνες θεωρούσαν τον Κάιρο ως θεό μιας ευτυχισμένης στιγμής. Οι ειδικοί στον τομέα της διαχείρισης χρόνου αποφάσισαν ότι ένας σύγχρονος άνθρωπος είναι στο δρόμο του μαζί του. Η ουσία της μεθόδου έγκειται στο να μην χάνουμε ξεχωριστό χρόνο για το τι μπορεί να συνδυαστεί με άλλα πράγματα. Για παράδειγμα, πρέπει να αγοράσετε ένα δώρο για τη μαμά σας στις 8 Μαρτίου. Αποφασίστε πού θέλετε να το κάνετε και δείτε εάν έχετε άλλη επιχείρηση σε αυτήν την περιοχή της πόλης σύντομα.

Ίσως μπορείτε να συνδυάσετε 3 ή 4 στόχους ταυτόχρονα σε ένα μέρος (πηγαίνετε στην τράπεζα για να αναπληρώσετε τον λογαριασμό σας, να αγοράσετε μια καινοτομία κ.λπ.). Το ίδιο ισχύει και για τις επαγγελματικές συναντήσεις. Πριν πάτε σε διαπραγματεύσεις, διατυπώστε όλες τις ερωτήσεις και τις προτάσεις που έχετε συγκεντρώσει για τον συνομιλητή. Είναι πιθανό ένα τηλεφώνημα ή μια μεσημεριανή συνάντηση να είναι αρκετό για να τα λύσει. Και μην ξεχάσετε να δείτε αν έχετε άλλα πράγματα να κάνετε εκεί που πηγαίνετε.

Μπορείτε να δοκιμάσετε όλες τις συμβουλές που έχουμε δώσει σε αυτό το άρθρο, αλλά θα πρέπει πρώτα να ακολουθήσετε τις πιο απλές ασκήσεις. Για παράδειγμα, ορίστε ως κανόνα να μην αναδιατάσσετε το ξυπνητήρι μόλις χτυπήσει. Σε 5 ή και 10 λεπτά δεν θα μπορείτε να κοιμηθείτε, αλλά μπορεί κάλλιστα να αργήσετε στη δουλειά, μετά από την οποία θα αντιμετωπίσετε έλλειψη χρόνου όλη την ημέρα και δύσκολα θα μπορείτε να κάνετε τα πάντα.

Σε γενικές γραμμές, δεν υπάρχουν ειδικά μυστικά για το πώς να εξοικονομήσετε χρόνο. Εδώ είναι μόνο μερικές ακόμη συστάσεις.

• Χρησιμοποιήστε τις δεξιότητες των συναδέλφων ή των μελών της οικογένειάς σας. Μοιραστείτε τη δουλειά σας μαζί τους - εκχωρήστε εξουσία. Ο κατώτερος ερευνητής σίγουρα θα χαρεί να σας βοηθήσει και ο σύζυγος (γιος, κόρη) θα αντεπεξέλθει αρκετά στις βασικές δουλειές του σπιτιού, όπως το να βγάλει τα σκουπίδια ή να αγοράσει ψωμί.
• Εάν αποφασίσετε να κάνετε τη διαχείριση χρόνου τρόπο ζωής, είναι καλύτερο να υποβληθείτε σε εκπαίδευση σε ένα ειδικό σεμινάριο ή να προσκαλέσετε έναν ειδικό σε αυτόν τον τομέα στην εταιρεία για να βελτιστοποιήσετε τη ροή εργασίας.

Ως μπόνους για την ανάγνωση αυτού του άρθρου, εδώ είναι ένα άλλο life hack για εσάς. Τουλάχιστον μία φορά το μήνα, και κατά προτίμηση κάθε εβδομάδα, κανονίστε για τον εαυτό σας μια «καθαρή μέρα», την οποία πρέπει να περάσετε χωρίς τηλέφωνο, επικοινωνώντας μέσω e-mail ή μέσω instant messenger. Πρόκειται για εργατικό άθλο με μικρά διαλείμματα για διάλειμμα, κατά τα οποία πρέπει να «καθαρίσετε» όλες τις περιπτώσεις, αν ξαφνικά δεν είχατε αρκετό χρόνο για κάτι μέσα σε μια εβδομάδα (μήνα).