Επιχειρηματική κουλτούρα

Οι δεξιότητες επιχειρηματικής επικοινωνίας είναι απαραίτητες για μια επιτυχημένη καριέρα σε οποιονδήποτε τομέα: η επιτυχία στην εταιρική επικοινωνία θα εξαρτηθεί σε μεγάλο βαθμό από τις καθημερινές δεξιότητες επικοινωνίας, αλλά η επαγγελματική σφαίρα έχει τις δικές της ιδιαιτερότητες. Η επιχειρηματική κουλτούρα αφορά τον τρόπο που αλληλεπιδράτε με τους συναδέλφους, τα αφεντικά, τους υφισταμένους και τους συνεργάτες, καθώς και ορισμένους κανόνες. Είναι πολύ σημαντικό να χτίζετε επικοινωνία ανάλογα με την κατάσταση, τους στόχους και τους στόχους, καθώς και να είστε σε θέση να προσαρμόζεστε γρήγορα στις μεταβαλλόμενες καταστάσεις.

Η επικοινωνιακή κουλτούρα είναι μια ευρύτερη έννοια από ένα σύνολο λεκτικών πράξεων. Αποτελείται από πολλά στοιχεία. Στην κουλτούρα της επιχειρηματικής επικοινωνίας, η εμφάνιση έχει μεγάλη σημασία: πρέπει να αντιστοιχεί στον τομέα δραστηριότητάς σας και σε μια συγκεκριμένη κατάσταση.

Συνήθως υπάρχει στολή για εργασία με πελάτες, επαγγελματικό κοστούμι για εργασία σε γραφείο, άτομα δημιουργικών επαγγελμάτων ντύνονται με συγκεκριμένο τρόπο και όσοι κατέχουν διευθυντικές θέσεις πρέπει να τονίσουν την κατάστασή τους με ρούχα και αξεσουάρ. Μπορεί να φαίνεται ότι η εμφάνιση δεν σχετίζεται άμεσα με την επαγγελματική επικοινωνία. Ωστόσο, είναι η πρώτη εντύπωση που κάνεις που καθορίζει τη στάση του συνομιλητή απέναντί ​​σου. Αν αυτή η εντύπωση είναι αρνητική, στη διαδικασία του διαλόγου θα πρέπει να ξοδέψετε πολλή ενέργεια για να αποκαταστήσετε τον εαυτό σας.

Η μη λεκτική γλώσσα είναι εξίσου σημαντική στην επικοινωνία. Οι στάσεις, οι χειρονομίες και η συμπεριφορά σας είναι πολύ σημαντικά από ψυχολογική άποψη. Προσπαθήστε να διατηρήσετε τις εκφράσεις του προσώπου σας αρκετά διακριτικές. Οι χειρονομίες είναι πολύ σημαντικές, αλλά θα πρέπει να είναι μέτριες και όχι υπερβολικά έντονες.

Αν έχετε διάθεση για διάλογο συντρόφου, είναι καλύτερο να επιλέξετε μια ανοιχτή πόζα.Μπορείτε να προσπαθήσετε να προσαρμοστείτε διακριτικά στη στάση του συνομιλητή. Για να αποφύγετε να γίνετε αντιληπτοί με επιθετικότητα, η οπτική επαφή θα πρέπει να διαρκεί μόνο μερικά δευτερόλεπτα. Το να κάθεσαι στο τραπέζι των διαπραγματεύσεων δεν πρέπει να είναι ακριβώς απέναντι από τον συνομιλητή, αλλά λίγο από το πλάι.

Σημασία έχει το τι λες και το πώς το λες. Είναι πολύ σημαντικό να έχεις αξιόπιστες πληροφορίες, να μπορείς να λειτουργείς με γεγονότα και να χτίζεις σωστά το περιεχόμενο της συζήτησης.

Η επιλογή των λέξεων, του τονισμού, της στάσης του σώματος και των χειρονομιών είναι σημαντική για μια συγκεκριμένη κατάσταση, γιατί σε διαφορετικές περιπτώσεις, διαφορετική συμπεριφορά θα είναι κατάλληλη. Η κουλτούρα της επιχειρηματικής επικοινωνίας, ανάλογα με την κατάσταση και τους επιδιωκόμενους στόχους, μπορεί να χωριστεί σε διάφορους τύπους:

• Ο τύπος μέντορα συνεπάγεται οικοδόμηση... Αυτή η επιλογή είναι χαρακτηριστική για τη διαδικασία κατάρτισης των εκπαιδευομένων, για εκπαιδευτικές και επιστημονικές εκδηλώσεις, για εξηγήσεις σε υφισταμένους μεμονωμένων εργασιακών στιγμών, καθώς και όταν εργάζεστε σε ομάδα με συναδέλφους, εάν είστε ειδικός στον τομέα στον οποίο είναι λιγότεροι εντριβής. Πολύ συχνά, μια τέτοια επικοινωνία χτίζεται με τη μορφή μονολόγου, ωστόσο, στη σύγχρονη επιχειρηματική επικοινωνία, ο διάλογος θεωρείται προτιμότερος: ακόμη και στη μαθησιακή διαδικασία, προσπαθήστε να εμπλέξετε τους συνομιλητές στη συζήτηση και να ακούσετε τις απόψεις τους.
• Παρακινητικός τύπος στοχεύει να ενδιαφέρει ένα άτομο για ένα έργο, να τον πείσει για τη σκοπιμότητα αυτού ή του άλλου έργου, να βοηθήσει τους υπαλλήλους να πιστέψουν στον εαυτό τους και να αισθάνονται πιο σίγουροι σε κάθε νέο ή απλά δύσκολο έργο. Για επιτυχία, προσπαθήστε να αποφύγετε κοινές φράσεις και κλισέ. Το καλύτερο είναι να δώσετε ένα προσωπικό παράδειγμα, να πείτε τη δική σας ιστορία και να εξηγήσετε με δικά σας λόγια τι ακριβώς σας ελκύει σε ένα συγκεκριμένο έργο.
• Αντιπαρατιθέμενος τύπος μια επικοινωνιακή κουλτούρα προκαλεί τον συνομιλητή να σου φέρει αντίρρηση, να διαφωνήσει με την άποψή σου. Αυτός ο τύπος περιλαμβάνει έναν αριθμό τεχνικών που χρησιμοποιούνται σε περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων. Τις περισσότερες φορές, μια κατάσταση αντιπαράθεσης είναι χαρακτηριστική για τις διαπραγματεύσεις, καθώς και για την ενίσχυση της προσοχής όταν εργάζεστε με ένα παθητικό, αδρανές κοινό.
• Τύπος πληροφοριών το πιο ουδέτερο - στο πλαίσιό του, μπορείτε απλά να μεταφέρετε αυτήν ή εκείνη την πληροφορία στον ακροατή. Προσπαθήστε να αποφύγετε τη σύγχυση του τύπου πληροφοριών με άλλους. Εάν ο στόχος είναι να ενημερώσετε τον συνομιλητή, δεν χρειάζεται να προσπαθήσετε να του κάνετε διάλεξη, να τον μολύνετε με τον ενθουσιασμό σας ή να μπείτε σε σύγκρουση. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι απαραίτητο η παρουσίαση να είναι κατανοητή - για αυτό, προσπαθήστε να προσαρμοστείτε στον συνομιλητή και να εξηγήσετε τα πάντα χρησιμοποιώντας παραδείγματα που καταλαβαίνει.

Τα περισσότερα από τα σημαντικά θέματα που σχετίζονται με την επαγγελματική δραστηριότητα αποφασίζονται στη διαδικασία της προσωπικής επικοινωνίας. Για κοινωνικούς και ανοιχτούς ανθρώπους που ξέρουν πώς να παρουσιάζουν σωστά οποιαδήποτε πληροφορία (μέσω χειρονομιών, εκφράσεων προσώπου και τονισμού), αυτό είναι περισσότερο θετικό παρά μείον. Στην προσωπική επαγγελματική επικοινωνία, το περιεχόμενο της συζήτησης δεν παίζει βασικό ρόλο, το κύριο πράγμα είναι να δημιουργήσετε επαφή και να δηλώσετε σωστά τη θέση σας.

Η προσωπική επικοινωνία μπορεί να αποτελείται από μάλλον μεγάλους μονολόγους ή, αντίθετα, από λίγο πολύ σύντομες φράσεις. Και στις δύο περιπτώσεις, είναι πολύ σημαντικό όχι απλώς να παρουσιάζετε πληροφορίες, σαν να γράφετε μια σύνοψη, αλλά να τις μεταφέρετε σε έναν συγκεκριμένο συνομιλητή, προσαρμοζόμενοι σε αυτόν. Πριν διαπραγματευτείτε, σημειώστε τα βασικά σημεία που θέλετε να συζητήσετε, αλλά ποτέ μην απομνημονεύετε την ομιλία - είναι απαραίτητο να αλλάξετε τη φύση της αφήγησης, τη σειρά, τα παραδείγματα (ανάλογα με την αντίδραση των ακροατών).

Με τον ίδιο τρόπο, πρέπει να εργαστείτε με τον τονισμό και τις χειρονομίες. Αν χάσετε την προσοχή του άλλου, κάντε την ομιλία πιο συναισθηματική. Εάν αισθάνεστε ανεπιθύμητη σύγκρουση με τον σύντροφό σας, δοκιμάστε να αντιγράψετε τις στάσεις και τις χειρονομίες του ατόμου.Είναι πολύ σημαντικό να μην είστε υπερβολικά συγκρατημένοι, διαφορετικά η παρουσίαση πληροφοριών θα είναι βαρετή, και θα δώσετε την εντύπωση ενός ανασφαλούς ανθρώπου.

Κατά τη διάρκεια μιας προσωπικής συνομιλίας, συχνά πρέπει να πάρετε δύσκολες αποφάσεις αυθόρμητα. Εάν η διαδικασία της διαπραγμάτευσης δεν αναδεικνύει θέματα που περιμένατε, είναι πολύ σημαντικό να παραμείνετε ψύχραιμοι. Προσπαθήστε να μην αντιδράτε υπερβολικά στα προβλήματα, απαντάτε πάντα ήρεμα. Εάν δεν μπορείτε να αποφασίσετε αμέσως ποια απόφαση να πάρετε, μπορείτε πάντα να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να σκεφτείτε και να σταθμίσετε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα σε ένα χαλαρό περιβάλλον.

Πολλά ζητήματα επιλύονται πλέον μέσω τηλεφώνου. Συνήθως, αυτές είναι μικρές διευκρινίσεις για τυχόν πληροφορίες ή οργανωτικά ζητήματα: για παράδειγμα, όταν ένα τηλεφώνημα, οι συνάδελφοι συχνά καθορίζουν ονόματα και ακριβείς αριθμούς, κλείνουν ραντεβού, δίνουν ή λαμβάνουν αναθέσεις. Οι πολύωρες τηλεφωνικές συνομιλίες γίνονται συνήθως μόνο σε περιπτώσεις που δεν υπάρχει τρόπος να συναντηθούμε προσωπικά... Ταυτόχρονα, όλο και πιο συχνά χρησιμοποιούνται βιντεοκλήσεις για πληρέστερη επικοινωνία, που έχουν τις δικές τους ιδιαιτερότητες.

Για μια επιτυχημένη τηλεφωνική συνομιλία που επηρεάζει τις εργασιακές στιγμές, πρέπει να ληφθούν υπόψη οι ακόλουθες αποχρώσεις:

• Εάν καλείτε κάποιον, είναι σημαντικό να ρωτήσετε εάν το άτομο νιώθει άνετα να μιλάει τώρα. Η κλήση εκτός των ωρών εργασίας δεν είναι θέμα εθιμοτυπίας στις περισσότερες εταιρείες (εκτός εάν υπάρχει ξεχωριστή συμφωνία).
• Λάβετε υπόψη ότι ενδέχεται να υπάρχουν παρεμβολές στις επικοινωνίες - ή ότι ο θόρυβος του περιβάλλοντος μπορεί να παρεμβαίνει στη συνομιλία. Όταν μιλάτε στο τηλέφωνο, είναι σημαντικό να μιλάτε όσο το δυνατόν πιο καθαρά και όχι πολύ γρήγορα.
• Φτιάξτε την ομιλία σας έτσι ώστε να είναι όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένη και να γίνεται αντιληπτή ακριβώς όπως σκοπεύατε. Στη διαδικασία της προσωπικής επικοινωνίας, οι εκφράσεις του προσώπου και οι χειρονομίες παίζουν πολύ σημαντικό ρόλο - αυτό σας επιτρέπει να κατανοήσετε καλύτερα τις υποδείξεις, τα υπονοούμενα και τα απώτερα κίνητρα του συνομιλητή. Όταν μιλάς στο τηλέφωνο, στερείς αυτή την ευκαιρία.
• Προσπαθήστε να συζητήσετε τα απαραίτητα ζητήματα τηλεφωνικά όσο το δυνατόν πιο σύντομα. Για δύσκολες διαπραγματεύσεις ή διφορούμενες συζητήσεις, μια τηλεφωνική συνομιλία είναι σπάνια κατάλληλη, επομένως είναι σημαντικό να αναφέρετε μόνο τα πιο σημαντικά. Οι λεπτομέρειες συζητούνται καλύτερα από κοντά ή χρησιμοποιώντας βίντεο.

Οι βιντεοκλήσεις στη σύγχρονη εταιρική κουλτούρα αρχίζουν πλέον να χρησιμοποιούνται όλο και πιο συχνά. Πρώτον, βοηθούν στη διατήρηση της επαφής με εταίρους από διαφορετικές χώρες και στη διαπραγμάτευση όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά. Δεύτερον, πολλοί άνθρωποι εργάζονται πλέον από το σπίτι εξ αποστάσεως και οι βιντεοκλήσεις διευκολύνουν την επίλυση τυχόν προβλημάτων.

Εάν αντιμετωπίζετε τέτοιες επαγγελματικές συνομιλίες, είναι σημαντικό να δώσετε προσοχή στα εξής:

• Η εμφάνισή σας θα κάνει μεγάλη διαφορά. Ακόμα κι αν είστε στο σπίτι, προσπαθήστε να ντύνεστε με επαγγελματικό τρόπο.
• Βρείτε ένα μέρος στο σπίτι όπου το φόντο είναι λίγο πολύ ουδέτερο. Στο βάθος υπάρχει μια κουζίνα, μια τηλεόραση που λειτουργεί ή παιδιά που παίζουν, αυτό μπορεί να επηρεάσει την επίλυση επαγγελματικών ζητημάτων.
• Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν τώρα ακουστικά, αλλά αξίζει να θυμάστε: σας επιτρέπουν να ακούτε καλύτερα τον συνομιλητή, αλλά δεν εγγυώνται ότι ο συνομιλητής σας ακούει καλά εάν μιλάτε με θόρυβο. Εάν λύνετε εταιρικά ζητήματα από το σπίτι, ζητήστε από την οικογένειά σας να είναι ήσυχη ή απλώς να καθίσετε σε ένα ξεχωριστό δωμάτιο.
• Μπροστά στην κάμερα, είναι ιδιαίτερα σημαντικό να ελέγχετε τις χειρονομίες και τις εκφράσεις του προσώπου σας. Τα προβλήματα επικοινωνίας είναι κοινά, οι εικόνες μπορούν να φορτωθούν αργά και τυχόν ατυχείς εκφράσεις του προσώπου μπορούν να τονιστούν.
• Εάν συζητάτε σοβαρά θέματα που απαιτούν αρχεία ή τεκμηρίωση μπροστά στα μάτια σας, προετοιμάστε όλα αυτά εκ των προτέρων (πριν τηλεφωνήσετε) και προωθήστε τα απαραίτητα υλικά στον συνομιλητή σας.

Πολλά ζητήματα σε οργανισμούς επιλύονται πλέον με αλληλογραφία.Ένα από τα πλεονεκτήματα μιας τέτοιας επιχειρηματικής επικοινωνίας είναι η δομημένη πληροφόρηση. Εάν στη διαδικασία της ζωντανής επικοινωνίας δεν μπορείτε να δώσετε προσοχή σε ορισμένα σημεία που είναι σημαντικά για τον συνομιλητή (ή απλά να ξεχάσετε τις απαραίτητες πληροφορίες), στη γραπτή μορφή θα είναι δυνατό να ληφθούν υπόψη όλες οι αποχρώσεις.

Εάν επικοινωνείτε πολύ με συναδέλφους και κολλητούς, είναι πολύ σημαντικό να μπορείτε να γράφετε σωστά. Οι επεξεργαστές κειμένου δεν διορθώνουν πάντα σωστά τα γραμματικά λάθη, επομένως δεν πρέπει να βασίζεστε εξ ολοκλήρου σε αυτά - εάν δεν είστε σίγουροι πώς να γράψετε μια λέξη, ελέγξτε τον εαυτό σας με ένα λεξικό. Πρέπει να δίνεται προσοχή κατά την αποστολή μηνυμάτων κειμένου από τηλέφωνα και tablet - με την αυτόματη πληκτρολόγηση, οι λέξεις σας μπορούν να αντικατασταθούν από άλλες και το μήνυμά σας θα είναι απλώς χωρίς νόημα.

Πολλοί θεωρούν ότι η επαγγελματική αλληλογραφία είναι πιο απλή απασχόληση από τις ζωντανές διαπραγματεύσεις - πράγματι, υπάρχει πάντα χρόνος για να σκεφτείς ένα μήνυμα και στη διαδικασία ενός πραγματικού διαλόγου πρέπει να απαντήσεις αυθόρμητα. Ωστόσο, το αρνητικό είναι ότι δεν παίρνεις αυθόρμητη αντίδραση από τον συνομιλητή και αυτό είναι μια σημαντική ψυχολογική πτυχή.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την κουλτούρα της επιχειρηματικής επικοινωνίας, δείτε παρακάτω.